Assistant(e) de gestion administrative — Mairie de Sin-le-Noble

Située dans la Région Hauts de France, Sin le Noble est une commune du département du Nord, située aux portes de Douai, membre de la Communauté d’agglomération « Douaisis Agglo ». Les communes limitrophes sont Douai, Waziers, Lallaing, Dechy, Lambres-lez-Douai et Férin.

Avec 16 000 habitants, Sin-le-Noble est la deuxième ville du Douaisis.

Elle se distingue par la richesse de sa vie associative, sportive, culturelle et éducative, ainsi que par son engagement en faveur du développement des services publics locaux de proximité.

De manière opérationnelle, les services des Sports et des Écoles assurent au quotidien de nombreuses missions administratives, techniques et organisationnelles liées au fonctionnement des établissements scolaires, à la gestion des équipements sportifs, au suivi des associations sportives, à l'organisation des manifestations et à la mise en œuvre des actions municipales en faveur des enfants, des familles et des pratiquants sportifs.

L'assistante de gestion aura pour missions principales de sécuriser les procédures administratives, de fluidifier les relations avec les usagers et partenaires, d'améliorer le suivi des dossiers et de recentrer les responsables de service sur leurs missions de pilotage et de développement des politiques publiques sportives et éducatives.

Sous l'autorité des responsables des services Sports et des Écoles, cet agent aura notamment pour missions, en temps partagé :

• l'accueil physique et téléphonique des usagers, associations, partenaires institutionnels et prestataires
• la rédaction, la mise en forme et le suivi des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
• le suivi administratif des dossiers relatifs aux activités sportives et scolaires
• la gestion et le suivi des inscriptions, des demandes de dérogations, autorisations, conventions et dossiers relevant des services
• la préparation et l'organisation administrative des réunions, commissions et manifestations
• le suivi des tableaux de bord, indicateurs et statistiques d'activité
• la gestion, le classement et l'archivage des documents administratifs
• le suivi administratif des partenariats associatifs
• l'assistance aux responsables de service dans l'organisation et la coordination de leurs activités
• le suivi des réservations et de l'occupation des équipements sportifs et éventuellement des locaux scolaires

Compétences ou connaissances souhaitées :

• Fonctionnement des services d’une collectivité et de la collectivité
• Connaissance de l’environnement territorial
• Connaissance de la fonction publique territoriale
• Techniques de secrétariat
• Logiciels de bureautique et logiciels métiers
• Vocabulaire professionnel du service
• Procédures administratives
• Techniques de recherche documentaire, de classement et d'archivage
• Techniques de communication (physique, téléphonique, numérique)
• Missions et procédures du service
• Ecrits administratifs Communication orale et écrite

Conditions d'exercice :

• Travail en bureau
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve