Assistant.e du service action culturelle — Conseil départemental d'Ille-et-Vilaine

Fonctions :

Placé.e sous la responsabilité de la cheffe de service de l’action culturelle, l’assistant.e assure l’appui administratif et contribue à la bonne organisation de l’activité du service.

Missions générales :

A ce titre, il.elle assure les missions suivantes :

Assistance administrative de la cheffe de service et de l’équipe:

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service, la gestion de l’agenda, des rdv et des déplacements avec l’élu.e, les partenaires culturels ou institutionnels (Direction Régionale des Affaires Culturelles, région, autres collectivités)
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, suivi logiciel courrier, des notes (parapheurs physique et électronique Xbus), notes évènementielles, tableaux, documents ou supports de présentation
• Assurer la relecture et le contrôle des notes et des rapports de session ou de commission permanente
• Préparer et organiser les réunions du service, internes ou avec des partenaires (journées départementales, réunion des référent.es culture des Etablissements Publics de Coopération Intercommunale, réunion départementale des écoles de musique,.) ainsi que sur les arts plastiques (visite Fonds Régional d’Art Contemporain, gestion administratif du fonds départemental d’art contemporain)
• Assurer un appui collaboratif auprès des quatre chargé.es de mission (éducation artistique et culturelle, politique linguistique, ingénierie culturelle territoriale, ingénierie culture/social)
• Suivre et mettre à jour en lien avec les gestionnaires la base de données « Partenaires » et les listes de diffusion spécifiques
• Contribuer aux bilans d’activité, tableaux de pilotage et de suivi du service et assurer leur diffusion
• Etre référent en matière de communication interne et externe, suivi et coordination de la lettre trimestrielle de l’action culturelle
• Etre garant.e du plan de classement et d’archivage du service

Gestion administrative

• Suivre les lignes prestations et des conventions
• Suivre l'assistanat des marchés (collège au cinéma, 1% artistique)
• Travailler de façon collaborative au sein de la cellule gestion et administration du service composée de deux gestionnaires et de l’assistante, appui ponctuel aux gestionnaires de subvention dans le cadre de la continuité de service (courriers d’informations aux acteurs...)

Missions spécifiques :

Assurer ponctuellement la permanence des secrétariats au niveau de la direction de la culture et des archives dans le cadre de la continuité : permanences téléphoniques et saisies urgentes

Temps de travail :

Pour faciliter la conciliation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, le Département vous propose :

• des plages de travail variables avec la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail, dont un cycle qui ouvre droit à 47 jours de congés/RTT et 2 jours de fractionnement,
• le télétravail possible à partir d’1 à 3 mois d’ancienneté,
• l’accès à un restaurant inter-administratif (seulement sur le site des Archives départementales),
• des prestations sociales et une amicale offrant de nombreux services