Assistant école doctorale, Structure et dynamique des systèmes vivants H/F — Université Paris-Saclay

MISSIONS PRINCIPALES DE L’AGENT :

Gestion administrative école doctorale :

En lien direct avec le responsable du service des Etudes Doctorales et HDR de la Faculté des Sciences, l’agent aura en charge :

• Accueillir, informer et accompagner les doctorants et directeurs de thèse au quotidien pour leur apporter un conseil de premier niveau dans leur différentes démarches administratives
• Réceptionner, vérifier et organiser le traitement des dossiers d’inscriptions, réinscriptions, soutenances, des doctorants et candidats à l’HDR
• Assurer le suivi du portefeuille des inscriptions dans l’application ADUM pour les doctorants et APOGEE pour les HDR (validation, modifications, etc.)
• Réaliser et renseigner les tableaux de bord
• Vérifier les dossiers de thèses en cotutelle en coordination avec le service de l’axe international de l’Université
• Préparer les convocations des membres du jury HDR
• Réaliser les attestations de réussite après soutenance HDR
• Suivi de premier niveau des problèmes rencontrés par les doctorants et alerter sa direction
• Organiser un rétroplanning pour les candidats à l’HDR autorisés à l’inscription
• Assurer la veille règlementaire, administrative et la mise en qualité des procédures
• Assurer l’archivage des dossiers HDR et doctorants
• Participer à l'instruction de dossiers, suivi des dossiers administratifs et relance des interlocuteurs
• Vérifier, corriger et valider les dossiers administratifs sur la plateforme de suivi des doctorants (ADUM)

Participation à l’ensemble des activités de l’équipe :

• Répondre aux demandes téléphoniques, mails
• Renseigner des tableaux de bord
• Trier, classer, archiver les documents relatifs aux activités du service

. Informer les interlocuteurs

Missions annexes :

• Participer à l'organisation d’événements annuels :
• Ma thèse en 180 secondes (MT180)
• Cérémonie de remise des

Connaissance, savoir :

• Connaissance de la règlementation et de l’environnement enseignement

supérieur et recherche

• Bonne connaissance de la législation concernant le doctorat et les écoles

doctorales

• Pratique de langues étrangères : anglais (se faire comprendre à l’oral et à l’écrit)

Savoir-faire :

• Appliquer la réglementation et respecter les procédures
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Savoir utiliser ou être en mesure de se former aux applications de scolarité (ADUM) ; (APOGEE)
• Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Savoir rédiger des messages dans un style adapté, communiquer et faire preuve de pédagogie
• Connaissance basique des techniques de communication web et réseaux sociaux
• Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, web)

Savoir-être :

• Sens du relationnel en appliquant les normes spécifiques à l’accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité)
• Sens du travail en équipe
• Sens important de l’organisation, de la gestion des priorités et forte capacité d’autonomie
• Adaptabilité et polyvalence
• Rigueur, fiabilité des informations et respect de la confidentialité
• Appliquer la réglementation et respecter les procédures
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Savoir utiliser ou être en mesure de se former aux applications de scolarité (ADUM)
• Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Savoir rédiger des messages dans un style adapté, communiquer et faire preuve de pédagogie
• Connaissance basique des techniques de communication web et réseaux sociaux
• Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, web)
• Rigueur, fiabilité des informations et respect de la confidentialité

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux.

Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie.

Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Le doctorat de l’Université Paris-Saclay, c’est 4 600 doctorants et plus de 9 000 professeurs et chercheurs, qui représentent plus de 11% de la recherche française.

L’activité de formation doctorale est portée par un collège doctoral, fédérant des entités contribuant à leur niveau à la formation doctorale, notamment 21 écoles doctorales chargée d’organiser la formation doctorale dans les divers domaines de recherche, près de 300 laboratoires d’accueil des doctorants et la Maison du Doctorat.

Le Service des Études Doctorales est le service de scolarité doctorat de la Faculté des Sciences. Il est en charge de la gestion des dossiers des étudiants en thèse et de l’Habilitation à Diriger des Recherches (HDR). Il a en charge notamment la gestion administrative de la scolarité doctorale et HDR. Accueil et orientation des doctorants. Gestion des dossiers d’inscription et de soutenance. Interface avec les écoles doctorales de la composante et candidat à l’HDR, la bibliothèque, la MDD ainsi que d’autres services de la composante.