Assistante / Assistant de direction et gestionnaire budgétaire — Conseil d'Etat

Votre environnement professionnel :

La direction de l’information et de la communication (Dircom) élabore la stratégie globale de communication de la justice administrative. Elle met en œuvre les actions qu’elle propose dans son plan de communication et accompagne les différentes juridictions administratives dans la réalisation de leurs actions de communication.

Rattachée directement au secrétariat général du Conseil d’Etat, la Dircom est composée d’une directrice, de son adjoint, du titulaire du poste et de 7 chargés de communication.

Effectifs : 10

Vos missions :

Polyvalente, polyvalent, vous assistez l’équipe de la Dircom dans l’organisation quotidienne de son travail, participez aux actions de communication et suivez les dépenses de la direction, sous le pilotage de la directrice et de son adjoint.

Vos principales activités sont les suivantes :

Appui à l’activité et à l’organisation de la Dircom

• Gérer le fonctionnement courant de l’équipe : réunions d’équipe (planification, ordres du jour…), serveur commun, programmes d’accueil des stagiaires, déplacements, matériel de travail…
• Piloter le calendrier des actions de la Dircom : identification des actions, programmation calendaire, suivi du respect des délais…
• Gérer les prestataires de la Dircom : référencement, suivi des prestations (délais, questions administratives, livraison...)
• Gérer l’archivage des productions de la direction

Actions de communication

• Gérer les sollicitations de la Dircom par le public : numéro dédié et boite mail « contact »
• Gérer le stock des objets de relations publiques et des productions imprimées
• Assurer la logistique des événements externes et internes : Journées européennes du patrimoine, séminaire annuel des référents communication, conférences de presse…

Suivi des dépenses de la Dircom

• Etablir les demandes d’achat, créer ou modifier des tiers, veiller à la bonne transmission des bons de commandes, constater les services faits
• Suivre les dépôts de factures et la réalisation des paiements
• Piloter le tableau de suivi des dépenses

Ce poste demande une grande disponibilité.

Des formations, notamment à l’utilisation de l’application Chorus pour le suivi des dépenses, seront proposées, si nécessaire.

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

N+1 : directrice de la communication / adjoint à la directrice de la communication

N+2 : secrétaire général

Le profil recherché est celui d’une personne polyvalente, rigoureuse et organisée.

Une expérience sur un poste similaire au sein de services métier dans des établissements publics est souhaitée. Une expérience dans le domaine de la communication serait un atout.

Une expérience dans des fonctions d'assistanat de direction/service et gestion budgétaire est requis.

Connaissances

Niveau expert

• Connaissance du fonctionnement d’un service

Niveau pratique

• Outils Chorus
• Circuit de la dépense publique
• Connaissance des métiers de la communication

Savoir-faire

Niveau expert

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint…)
• Grande rigueur, sens de l’organisation et du suivi
• Polyvalence

Niveau Maîtrisé

• Goût pour les chiffres et le maniement de données chiffrées
• Gestion du temps et des urgences

Savoir-être

• Qualités relationnelles
• Aptitude au travail en équipe et en transversalité
• Curiosité
• Capacité d’adaptation
• Sens du collectif et de l’intérêt général
• Autonomie
• Gestion du stress

. Sens de l’initiative.

Pour candidater :

Votre candidature doit obligatoirement être déposée sur la plateforme Choisir le service public. Elle comprendra impérativement une lettre de motivation et un CV dans lesquels vous préciserez votre statut (contractuel ou fonctionnaire).

Toute candidature adressée hors procédure ne sera pas prise en compte.