Assistante de Direction (h/f) — Conseil départemental de la Guadeloupe

Au sein de la Direction de l'ingénierie financière et des Affaires Européennes :

Travaille en étroite collaboration avec la Directrice des Affaires Européennes

Assure un accueil de qualité, assure et réceptionne le traitement de l'orientation des appels et messages téléphoniques et mails

Suit l'agenda en transversalité des projets en cours, la comitologie , CP , Plénière, Commission sectorielle.

Veille et Accompagne les activités administratives quotidiennes des pôles

Vérifie la complétude du dossier et l'éligibilité des dossiers selon le programme européen concerné

Assure le suivi de l'exécution des dossiers cofinancés dans le cadre de la Subvention Globale FSE+ dans MDFSE et de la mobilisation des crédits, des politiques contractuelles, dans e-synergie et d'autres applicatifs

Rédige, traite et suit les notes et courrier et les documents à la signature

Gestion et enregistrement des flux internes et externes, documents et parapheurs

Réalise, suit et met en forme des travaux de bureautique et des dossiers administratifs et financiers

Prépare les dossiers concernant la tenue des réunions internes et externes, la communication, les colloques, foires et salons...

Assiste la Directrice pour le bon déroulement et le suivi des missions

Prend et organise les Rendez-vous en fonctions des priorités de la Directrice

Contribue au suivi des dossiers administratifs et financiers de la DAE

Participe aux séances de coordination et d'échange DAE/Responsable de pôles.

Suit alimente et tient à jour les tableaux de bords des pôles de la DAE, du sharepoint

Assure le suivi des demandes de formations des agents, les plannings des congés des agents dans les applicatif dédiées

Suit les demande de matériels de la direction selon les procédures .

Rythme de travail soutenu, pics d'activités liés aux échéances de la collectivité et de l'union européenne.

ACTIVITÉS PERMANENTES

• Secrétariat de la Directrice
• Réception du courrier
• Accueil téléphonique et physique
• Réalisation de travaux bureautiques (courriers, projets de rapport et délibérations etc..)
• Suivi mise à jour et classement des dossiers de la DAE
• Transmission à la DRH des arrêts maladie et généralement tout document relatif aux agents de la DAE
• Gestion de la comitologie relative à la subvention globale FSE+
• Organisations logistique de la direction (fournitures etc...)
• Publication des appels à projets
• Convocation et établissement de l'ordre du jour des dossier à présenter au comité de sélection (CS)
• Établissement et transmission de la liste des dossiers validées en Comités de Sélection à présenter au Comité Unique de Programmation (CRUP)
• Mettre à la signature du Président de la Collectivités les relevés de décision du Comité Unique de Programmation

Préparation des rapports et délibération à présenter en Plénière et Commission Permanente

• Établissement de l'ordre du jour des dossiers à présenter au comité de programmation (en Assemblée Plénière ou en Commission Permanente)

-Mettre à disposition de la Directrice, et a défaut du Directeur Général des Services, toutes les informations utiles sur les programmes FEDER et FSE+ notamment les réalisations physiques et financières de la Collectivité (rédaction de rapport , de points d'étapes, de bilans etc....)

-Réception et remise de titres restaurants mensuels

ACTIVITÉS TRANSVERSALES OU COMPLÉMENTAIRES

-Accueil des nouveaux agents et des stagiaires

• Participation aux réunions de service et à l'élaboration du rapport d'activité

-Participation à la mise en place des outils de pilotage de la DAE

-Participation à la veille prospective sectorielle

MISSIONS SPÉCIFIQUES

• Suivi et gestion de dossier spécifiques relatives aux fonds européens:
• Demande de subvention dans le cadre du FEADER , FEDER, FEAMPA, FEI , Fonds Barnier
• Créer et déposer des demandes de subvention
• Réaliser le bilan des opérations
• Assurer un suivi de l'opération
• Assurer une correspondance avec les services bénéficiaires et gestionnaires sur les dossiers

CONNAISSANCES

-Connaissance de la politique de cohésion et des Fonds Européens Structurels d'Investissements (FESI)

• Maitrise total du circuit de gestion des FESI (piste d'audit)

-Connaissance du fonctionnement des circuits financiers de la Collectivité, des procédures de marchés publiques

-Connaissance des procédures et processus administratifs et technique du service environnement et réglementation du secteur d'activité

-Règle juridiques et de gestion essentielles relatives au secteur d'activité de la DAE

• Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
• Technique relatives à l'exécution de l'opération ou des actions
• Expression écrite et oral

-Technique de résumé, de compte rendu et de note de synthèse

-Gérer les dossier et prioriser les activités en fonctions des priorités

• Rédiger des actes administratif et les appliquer
• Renseigner les tableaux de bords du service
• Diffuser une information auprès du public ou d'une catégorie d'usagers
• Utiliser les outils bureautique

SAVOIR - FAIRE

-Maitrise des outils informatique et des logiciels de base (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Internet etc...)

• Maitrise des outils de suivi type tableaux de bords
• Maitrise des outils de gestion informatisées FESI (MDFSE+SYNERGIE, SharePoint etc...)
• Recueillir, analyser, synthétiser des données quantitatives et qualitatives
• Gérer des actes administratif et les appliquer
• Rédiger des rapports, des notes de synthèse et des comptes rendus
• Renseigner les tableaux de bord de la DAE
• Écouter les directives et mettre en œuvre les consignes de travail

-Organiser son travail de manière autonome avec méthodologie

• Respecter les horaires et les délais d’exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessité de la DAE

-Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes

• Prendre des initiatives adaptées justifiées et pertinentes

SAVOIR - ÊTRE

-Méthodique et organisé

• Autonome
• Discret
• Rigueur au regard de la gestion des fonds public
• Aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe
• Bonne capacité de communication
• Accueillir le public et les personnes extérieurs au service avec amabilité et courtoisie
• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialités des informations traitées