Assistante de gestion administrative — Mairie de Dourdan

Préparation et suivi des séances du conseil municipal, des commissions municipales et des bureaux municipaux :

• Elaboration et suivi du rétro planning de préparation,
• Contribution à la bonne tenue des réunions et des instances de préparation dans le respect des textes et des échéances,
• Pilotage de l’organisation matérielle des assemblées (réservation de salle ...),
• Coordination et suivi du retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante, avec appui juridique à la rédaction des actes administratifs (délibérations, décisions) auprès des autres services,
• Correction, mise en forme, préparation, rédaction de rapports, délibérations et autres documents sur des thématiques afférentes aux assemblées,
• Garantie du respect des échéances et réalisation des relances nécessaires,
• Préparation des ordres du jour, des convocations et tous les documents nécessaires à la tenue de l’instance,
• Exécution et suivi des formalités postérieures (rédaction et diffusion des procès-verbaux, formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes, tenue des registres),
• Formalisation et archive des séances– publications diverses des rapports et délibérations
• Appui au traitement des demandes de communication de documents administratifs,

Rédaction et suivi des actes juridiques (arrêtés, décisions...) :

• Elaboration des registres et des recueils des actes administratifs,
• Télétransmission des actes en Préfecture

Gestion administrative :

• Assistance de la direction dans la gestion et l’organisation du service,
• Aide permanente dans la gestion des agendas, organisation de réunions, rédaction de comptes rendus, de courriers, divers documents, traitement des courriers,
• Rédaction de procédures, d’outils de suivi et de tableaux de bord,
• Participation à la préparation et au suivi budgétaire de la Direction (recensement des besoins, engagement des dépenses, suivi des crédits…)
• Tri, classement, archivage des documents du service,
• Accueil téléphonique et physique du service,
• Gestion de l’arrivée du courrier, enregistrement et ventilation auprès des services

Gestion du portefeuille assurance de la collectivité (suivi administratif et financier du contrat) :

• Participation à la négociation et à la définition des besoins de la collectivité en matière d’assurance,
• Gestion des sinistres (déclaration et suivi des sinistres en lien avec les services, les sociétés d’assurances et les experts)

Coordination des opérations de collecte de recensement de la population et encadrement des agents recenseurs sur le terrain.

• Contrôle du découpage géographique de la commune en districts,
• Préparation des documents de communication et de collecte,
• Enregistrement informatiquement du suivi de la collecte,
• Encadrement des agents recenseurs,
• Vérification de l’avancée et de la qualité de la collecte,
• Transfert des données de suivis et restitution de la totalité des documents de la collecte à l’INSEE