Attaché(e) de direction — DGCOPOP Guyane

L’attaché(e) de direction est le/la collaborateur(trice) direct(e) de la directrice des affaires culturelles. À ce titre, il/elle contribue au pilotage administratif, organisationnel et transversal de la direction et constitue un interlocuteur privilégié des services de l’État, et du Ministère de la Culture en ce qui concerne : les ressources humaines, la logistique, l’informatique et le dialogue social.

Il/elle assure une mission d’appui au pilotage et à la coordination générale de la direction, en veillant à la circulation de l’information, à la sécurisation des procédures administratives et à la bonne articulation des fonctions supports nécessaires au fonctionnement de la DAC.

Il/elle contribue à l’aide à la décision de la directrice, à la préparation et au suivi des instances de direction ainsi qu’à la structuration et à l’amélioration continue des pratiques internes.

Il/elle assure également une mission de coordination en terme de communication, en lien avec la DGCOPOP et les services de communication de la Préfecture.

Appui au pilotage et coordination administrative de la direction :

Il/elle assure, auprès de la directrice, une mission d’appui au pilotage administratif et organisationnel de la direction en coordonnant le fonctionnement transversal de la direction en lien avec les différents services et agents de la DAC. :

• préparer, mettre en place, prendre des notes et rédiger des comptes-rendus des réunions de direction (CODIR et CODIR élargi)
• Organiser et coordonner les agendas, réunions, déplacements et échéances de la directrice, en assurant leur anticipation et leur articulation avec les priorités de la direction
• Coordonner la réception, l’analyse, la circulation et la diffusion des informations et correspondances nécessaires

au fonctionnement de la direction entre le Ministère de la Culture (SG/DCAT), la DGCOPOP, les différents services de l’État et les agents de la DAC.

• Élaborer et actualiser les outils de pilotage et de coordination de la direction : tableaux de suivi, annuaires, répertoires, listes de diffusion et fichiers de données
• Contribuer à la préparation, à la rédaction et au suivi des documents nécessaires aux dialogues de gestion à destination du Ministère de la Culture, de la DGCOPOP et des services de l’État (dossier stratégiques, notes au préfet, rapports et bilans d’activités etc.) en collaboration avec les conseillers sectoriels et chefs de pôle

-Assurer une veille juridique et contentieux en lien avec la Direction Juridique et Contentieux de la Préfecture.

Coordination des fonctions supports :

Il/elle assure le bon fonctionnement de la direction en coordonnant les fonctions supports entre la DAC, la DGCOPOP, les services de la DGA et du Ministère de la Culture (RH, logistique, informatique etc .) :

• Appuyer à la bonne circulation et transmissions des informations entre les RH de proximité

Encadrement : Placé(e) sous l’autorité directe de la Directrice des Affaires Culturelles

Connaissances :

Environnement administratif, institutionnel et politique

Bonne connaissance de l’organisation des services de l’État en Guyane

Bonne connaissance des partenaires institutionnels et associatifs culturels de Guyane

Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’administration d’État et plus principalement du Ministère de la Culture, de ses directions générales et de ses services déconcentrés

Bonne culture administrative ;

Bonne connaissance du terrain, des enjeux et problématiques liées aux questions de diversité culturelle, de cohésion sociale et d’interculturalité propre à la Guyane ;

Savoir-faire :

Maîtrise des logiciels de traitement de textes et de tableurs (suites office + libre office)

Sens de l’organisation et rigueur

Capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs, filtrage et orientation des informations

Organiser une réunion

Esprit d’analyse et de synthèse

Capacité d’autonomie, d’adaptation, force de proposition

Qualités rédactionnelles

Savoir-être :

Capacités d’écoute, d’attention et de diplomatie

Aisance de l’expression orale et écrite

Capacité à travailler en équipe et à créer du lien entre les équipes

Capacité à rendre compte à sa hiérarchie

Sens de la confidentialité et de la discrétion

Sens de l’organisation et réactivité

Autonomie