Chargé du dialogue social — Institut de Recherche pour le Développement

Au sein du service Communication, Instances et Expertise juridique RH, vous contribuez à la préparation, à l’organisation et au suivi des instances consultatives, notamment du Comité social d’administration et de la Formation spécialisée en santé sécurité et conditions de travail.

Vous assurez l'interface entre l'administration, les représentants du personnel et les différents services concernés et veillez au respect des obligations réglementaires relatives au dialogue social, assurez le suivi des décisions prises en instance et contribuez à la qualité et à la continuité du dialogue social au sein de la structure. Vous contribuez à l’activité d’expertise juridique RH du service.

Organisation et préparation des instances

Organiser et développer le dialogue social dans le cadre des instances consultatives.

Élaborer le calendrier prévisionnel annuel des séances des différentes instances.

Assurer la programmation et le rétroplanning des opérations préparatoires aux séances.

Recueillir, centraliser et instruire les dossiers soumis à l’examen des instances.

Préparer les ordres du jour en lien avec les services concernés et les représentants de l’administration.

Vérifier la conformité des dossiers au regard des dispositions réglementaires applicables.

Préparer et transmettre les convocations et les documents afférents aux réunions, dans le respect des délais réglementaires.

Suivi administratif et logistique des réunions

Assurer l’organisation matérielle et logistique des séances.Suivre la participation des membres des instances ainsi que leurs missions.

Assurer la coordination avec les services et interlocuteurs concernés afin de garantir le bon déroulement administratif des réunions.

Assister et conseiller la gouvernance dans l’exercice de ses responsabilités de présidence d’instance, notamment au regard du cadre réglementaire et du suivi des engagements pris en séance.

Secrétariat et suivi des séances

Participer aux séances des instances et en assurer le secrétariat administratif.

Assurer la rédaction et la mise en forme des procès-verbaux.

Organiser la diffusion et l’affichage des procès-verbaux et des documents réglementaires.

Garantir la traçabilité des échanges, avis et décisions rendus en séance.

Assurer le classement et l’archivage des documents relatifs aux instances.

Suivi des avis, questions et décisions

Assurer le suivi des questions et sujets évoqués en séance.

Recueillir auprès des services concernés les éléments de réponse et les informations nécessaires.

Assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions et des engagements pris.

Informer les membres des instances des suites données aux questions et décisions.

Élaborer et tenir à jour des tableaux de suivi permettant de garantir la traçabilité des actions engagées.

Assurer une veille juridique généraliste sur l’ensemble des domaines d’activité de la DRH

Produire des analyses juridiques en droit de la fonction publique sur des dossiers ponctuels

Connaissances

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la Fonction publique d'État.

Connaissance du cadre réglementaire relatif au dialogue social et aux instances consultatives.

Bonne connaissance du droit syndical applicable à la Fonction publique

Connaissance du droit de la fonction publique et des règles et procédures administratives.

Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion des instances.

Maîtrise des outils bureautiques et des outils collaboratifs.

Une connaissance de l'environnement de la recherche publique et de l'enseignement supérieur constitue un atout

Savoir-faire

Organiser et planifier des réunions institutionnelles.

Construire et suivre un rétroplanning.

Analyser des textes réglementaires et en apprécier les conséquences.

Accompagner la préparation des dossiers destinés à une instance consultative.

Rédiger des comptes rendus, procès-verbaux, notes et procédures.

Assurer le suivi de décisions et d'actions.

Coordonner l'intervention de plusieurs interlocuteurs.

Respecter et faire respecter les échéances réglementaires.

Produire des outils de suivi et des tableaux de bord.

Savoir-être

Sens de l'organisation et de la rigueur.

Qualités rédactionnelles et relationnelles.

Capacité d'écoute et de dialogue.

Discrétion et respect de la confidentialité.

Diplomatie et capacité à gérer des situations sensibles.

Autonomie et capacité d'initiative.

Réactivité et aptitude à travailler dans des délais contraints.

Sens du service public.

Capacité à travailler avec des interlocuteurs aux intérêts et responsabilités différents.