Chargé(e) d'accueil et d'information téléphonique — Préfecture de la Sarthe

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

• Accueil téléphonique du public, gestion des conflits
• Information au public concernant les démarches à réaliser (1er niveau)
• Exploitation du standard téléphonique
• Assurer les astreintes (semaine et week-end)
• Gestion de la documentation (MUST...), des plannings et permanences du standard
• Gestion des télécopies, redirection
• Contrôle d’accès caméra entrée portillon cour des bureaux en dehors des heures de permanence de l’agent de sécurité
• Gestion des demandes de stationnement “visiteurs” de la préfecture en-dehors des horaires d’ouverture de l’accueil général

Vos activités secondaires :

Remplacement de l’agent d’accueil général et du gestionnaire de courrier de la préfecture notamment lors des congés annuels.

Missions Accueil Général :

• Assurer l’accueil physique des usagers de la préfecture et les orienter vers les services le cas échéant
• Fournir les informations générales sur les services de l’État en Sarthe et les modalités des procédures
• Assurer certaines tâches en matière de permis de conduire (délivrance des relevés d’informations intégraux, …)
• Préparer certains courriers de réponse aux usagers sur la base des courriers types du service (concernant les cessions de véhicule et RII principalement)
• Réceptionner les plis et colis en lien avec les services
• Gérer les demandes de stationnement « visiteurs » pour la préfecture
• Effectuer l’enregistrement des prises de RDV pour le PAN demandés par les usagers
• Venir en appui de l’équipe des médiateurs en service civique au point numérique

Missions Courrier :

• Traitement du courrier dont le courrier réservé pour les sites Paixhans et préfecture
• Gestion des circulaires dans MAARCH : enregistrement, diffusion et archivage
• Utilisation des outils de gestion électronique des documents : MAARCH, SVE,…
• Gestion des parapheurs : enregistrement des parapheurs « entrants »
• Affranchissement du courrier sortant et gestion des colis à expédier pour les deux sites
• Gestion de la boîte pref-mail

Exercice des missions dans le respect du label « QUALI-ATE».

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Le secrétariat général commun départemental est un service déconcentré qui assure l'ensemble des missions supports pour le compte de la préfecture et des directions départementales interministérielles.

Le service accueil courrier standard (SACS) assure les fonctions d’accueil physique et téléphonique ainsi que le traitement du courrier sur les sites de la préfecture et du pôle administratif Paixhans.

Composition et effectifs du service

Le service se compose de : 1 chef de bureau de catégorie A, 1 adjoint de catégorie B, 3 agents de catégorie C pour le standard, 2 agents de catégorie C à l’accueil, 3 agents de catégorie C au courrier, 1 apprentie communication interne et l’équipe de 4 volontaires en service civique.

Liaisons hiérarchiques

Le chef du service accueil courrier standard

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Horaire d’ouverture du standard : 7h45 – 20h45, du lundi au vendredi

Travail en équipe, 3 régimes de travail en alternance :

7h30 - 14h20

14h10 -21h

8h - 12h et 13h30 - 16h30

Astreinte semaine et week-end

Interventions sur décision du corps préfectoral

Rigueur d’organisation et discrétion professionnelle

Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Liaisons hiérarchiques

Le chef du service accueil courrier standard

L’adjoint au chef du service accueil courrier standard

Liaisons fonctionnelles

Corps préfectoral et services de la préfecture, DDI, tous services de l’État, les usagers, les collectivités territoriales et acteurs privés.