Chargé(e) d'accueil et de billetterie — Mairie d'Enghien-les-Bains

Activités principales :

Mission 1 : Accueil du public et des artistes :

Accueil physique, téléphonique (appels entrants et sortants) et gestion des mails de la boîte accueil :

-Médiation autour des activités du lieu et accompagnement des visiteurs

-Conseiller et informer le public sur la saison et les spectacles

Gestion du Hall :

-Gestion des ouvertures et des fermetures du hall et de l’espace d’exposition

-Être garant de la propreté et du rangement des espaces d’accueil

Veille sur la disponibilité et l’actualité des documents présentés

Pose et dépose des affiches en lien avec la responsable adjointe de billetterie

Gestion et achats des courses pour le catering en lien avec les chargés de mission :

-Préparation et planification des courses fraiches et sèches

-Gestion du local de stockage

-Commande caterings avec le restaurant et réservation des repas des équipes les soirs de spectacles

-Paiement et facturation avec le restaurant

Gestion des relations avec le restaurant :

-Préparation des tableaux de commande de repas d’artistes et de personnels

-Transmission au restaurant et vérification du service fait

Rôle de réfèrent accueil/billetterie les soirs de spectacle en alternance avec la responsable et l’adjointe du service :

-Formation des agents d’agents d’accueil vacataires y compris sur le logiciel de billetterie

Mission 2 : Gestion de la billetterie et de son logiciel :

Vente des billets de spectacles et des abonnements du Centre Des Arts :

-Encaissement, facturation, édition des billets pour les spectacles, le cinéma et les événements

-Gestion des encaissements, contrôle journalier de la caisse

-Mise en vente de billetterie spectacle sur les revendeurs et intégration sur le logiciel de billetterie

-Maintenance du logiciel SIRIUS si besoin

Entretien, mise à jour et gestion de la base de données : fichier institutionnel, pro ainsi que le traitement des NPAIs

Référente Billetterie cinéma :

-Paramétrage des séances

-Emission et suivi des documents à l’attention du CNC

-Edition des bilans et des documents administratifs dt CNC

-Coopération avec le chargé de mission cinéma

Mission 3 : Participation à la politique de diffusion et de développement des publics :

Gestion et mise sous plis envois postaux :

-Affranchissement du courrier et remise en poste

-Diffusion : préparation des quantités en vue des diffusions, contrôle des quantités après diffusions et préparation de listings de diffusion en lien avec la responsable adjointe

-Développement des publics : prospections de nouveaux publics : veille, recherches régulières et établissement de listings selon la programmation du Centre des Arts.

Les compétences : connaissances théoriques et pratiques requises pour occuper ce poste :

-Fonctionnement d'un service d'accueil et de billetterie culturelle.

-Logiciel de billetterie Sirius ou équivalent.

-Gestion d'une caisse et d'une régie de recettes.

-Fonctionnement de la billetterie cinéma et obligations déclaratives (CNC).

-Outils bureautiques.

-Techniques d'accueil et de relation aux publics.

-Gestion de bases de données.

-Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et du secteur culturel.

-La pratique de l'anglais constitue un atout.

Les « savoir-faire » : Quels savoirs à mettre en œuvre :

-Accueillir, informer et orienter des publics variés.

-Assurer la vente et le suivi des billets et abonnements.

-Utiliser un logiciel de billetterie et gérer les opérations de caisse.

-Administrer et mettre à jour une base de données.

-Organiser les opérations de diffusion des supports de communication.

-Préparer l'accueil logistique des artistes.

-Organiser son activité en fonction des priorités.

-Travailler en coordination avec plusieurs interlocuteurs.

Les compétences relationnelles : Ensemble d’attitudes et de comportements attendus :

-Excellent sens de l'accueil et de la qualité de service.

-Aisance relationnelle et capacité d'écoute.

-Sens de l'organisation et rigueur.

-Réactivité et disponibilité.

-Esprit d'équipe.

-Diplomatie, discrétion et loyauté.

-Autonomie et capacité d'initiative

-Sens des responsabilités et du service public.

Maitrise :

-PACK OFFICE

-REGIE SPECTACLE

-SIRIUS

Conditions de travail :

Temps de travail hebdomadaire : 37H00

Horaires :

Du lundi au jeudi : de 9h00 à 13h00 et de 14h00 à 17h30

Le vendredi : de 9h00 à 13h00 et de 14h00 à 17h00

Lieu de travail : le Centre Des Arts

-Travail sur écran

-Horaires adaptés à la programmation culturelle, incluant des soirées, week-ends et jours fériés.

-Permanences régulières lors des spectacles, festivals et événements.

-Manipulation de fonds dans le cadre des opérations de billetterie.

-Déplacements ponctuels pour les opérations de diffusion et les achats liés à l'accueil des artistes.

-Ordinateur avec bureautique et logiciels métiers

-Téléphone

-Fournitures de bureau et mobilier

-Imprimante-photocopieur-scanner

-Machine à affranchir