Chargé(e) de mission accueil et qualité — Préfecture de la Vienne

Vos activités principales :

Missions en lien avec l’accueil :

• Veiller à garantir l’accueil des usagers dans le respect des démarches qualité
• Suppléance à l’accueil en cas de besoin
• Apporter un appui aux agents en cas de conflit ou de situation complexe
• Gestion des tableaux de bord du service (indicateurs, suivi journalier, registre d’activité, etc.)
• Mise à jour des supports d’information à destination des usagers et des agents

Missions en lien avec le traitement des courriers et courriels :

• Assurer le traitement des courriels (transmission aux services concernés, mise à jour du tableau de suivi)
• Assurer le suivi des circulaires
• Assurer, en lien avec les agents de la mission courrier, le suivi du courrier réservé et des courriers SVE via l’application MAARCH
• Suppléance au courrier en cas de besoin

Missions en lien avec la qualité :

• Suivi des indicateurs qualité
• Suivi de la mise à jour des documents
• Suivi du plan d’actions et de son déroulement
• Réalisation d’enquêtes
• Suivi de la démarche qualité

Pilotage :

• Suppléance en cas d’absence du responsable de pôle et de son adjointe

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

Le secrétariat général commun départemental de la Vienne (SGCD) assure pour l’ensemble des directions de préfecture et de directions départementales interministérielles (DDI) les fonctions support inhérentes à la gestion des ressources humaines, à la gouvernance budgétaire, à la performance, à l’immobilier et aux moyens généraux, aux fonctions d’accueil ainsi qu’aux systèmes d’information et de communication.

Les missions du Pôle Accueils Qualité consistent :

• à assurer le lien entre les usagers et l’administration
• à accueillir et orienter les usagers des services de la Préfecture et des Directions départementales du département de la Vienne (accueil physique, téléphonique, courrier, courriel, accompagnement aux démarches en ligne)
• à assurer l’animation des différentes démarches qualité (Quali-ATE, SP+)
• à assurer l’animation de la communication interne auprès des agents de l’ATE à travers des actions événementielles, le site intranet etc.s)

Composition et effectifs du service :

• 10 agents : 2 A, 2 B (dont le présent poste) et 6 C

Liaisons hiérarchiques :

• le responsable du pôle Accueils Qualité
• l’adjoint(e) au responsable du Pôle Accueils Qualité
• la directrice du secrétariat général commun et son adjointe

Liaisons fonctionnelles :

Tous les services de la Préfecture, sous Préfecture, Services déconcentrés, partenaires extérieurs.