Gestionnaire administrative et relations aux usagers du service OM (h/f) — Communauté de communes du Civraisien en Poitou

ACTIVITE ASSISTANTE DU DST

• Gérer le standard du Service Technique de la Communauté de Communes avec accueil physique des visiteurs, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents interlocuteurs
• Assister au quotidien le DST : diverses tâches administratives, mise en forme, relecture, …
• Centraliser et relayer les informations aux personnes concernées
• Alerter et faire des rappels sur les délais au directeur des services techniques

VOIRIE :

• Exploiter l’information géographique et cadastrale disponible sur SIG
• Elaborer les DICT (Déclaration d’Intention de Commencement de Travaux) pour les communes
• Suivi et prise de contact auprès des collectivités sur la préparation des travaux en régie sur le fonctionnement

BATIMENTS :

• Organiser et coordonner dans les meilleures conditions de délais et de coûts l’administratif de l’exécution des travaux
• Suivi et dépôt des devis dans le e-parapheur
• Récolter les informations sur la consultation auprès des entreprises pour des travaux d’entretien de bâtiments
• Suivi administratif et vérification des devis et des factures du service du DST
• Gérer les urgences afin de les relayer vers le service concerné pour résoudre la problématique sur des bâtiments)

GESTIONNAIRE ADMINISTRATIVE SERVICE OM :

• Gérer et assurer le suivi administratif en fonction des mouvements : déménagement, modification nombre de personnes dans le foyer (naissance, décès, séparation, …)
• Mise en œuvre de la facturation semestrielle sur le territoire de Gençay avec le logiciel Ecosito – Tradim
• Informer les usagers : accueil physique et téléphonique du public, assurer la transition entre les usagers et le service, gérer les réclamations des usagers
• Communiquer avec « l’équipe verte » pour faire remonter les problématiques
• Etre en relation avec le service comptabilité sur les dépenses et les recettes : dépôt des devis et vérification des factures dans le e-parapheur, assurer un suivi régulier

Compétences techniques et savoir faire :

• Capacité d’analyse
• Capacité administrative et rédactionnelle
• Notions de législation et réglementation du code des marchés publics
• Maîtriser l’expression écrite et orale
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques
• Maîtriser le réseau informatique de la collectivité
• Maîtriser les techniques et recherches documentaires
• Exploiter l’information géographique et cadastrale disponible sur SIG
• Maîtriser la lecture et l’utilisation des documents cartographiques, topographiques et cadastraux dans leurs formes classiques et numérisées
• Avoir des connaissances sur l’accès à la plate-forme Helios • Avoir des notions de comptabilité publique
• Connaissance sur l’utilisation du logiciel Tradim

Qualités relationnelles et comportementales :

• Aptitude à travailler en équipe
• S’exprimer clairement
• Rigueur et organisation dans le travail
• Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
• Connaitre les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes,…)
• Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
• Accueillir le public avec amabilité
• Respecter la confidentialité
• Etre dynamique
• Etre méthodique dans son travail
• Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils
• Rechercher et sélectionner et synthétiser des documents
• Avoir un esprit d’initiative
• Assurer le suivi du carnet de santé du patrimoine
• Outils et techniques de planification
• Maîtrise de l’outil informatique,
• Sens de l’initiative et des responsabilités
• Rigueur et autonomie
• Qualités relationnelles et d’écoute
• Sens des relations humaines, diplomatie, discrétion
• Savoir s’organiser et gérer les priorités
• Poste basé sur l'antenne territoriale de Gençay
• Temps complet : 36H hebdo avec 5 J d'ARTT / an
• Régime Indemnitaire (RIFSEEP) en fonction de l'expérience et niveau de qualification