Conseiller usager / chargé de prestations état-civil (H/F) — Mairie de Bischheim

La Ville de Bischheim recrute : donnez un sens à votre avenir !

Avec ses 300 agents et près de 70 métiers représentés, notre collectivité à taille humaine, se distingue par son esprit d'équipe et sa solidarité, favorisant la convivialité, la coopération et la transversalité des missions. Nos infrastructures offrent un cadre de travail agréable, confortable et sécurisé, tandis que notre dynamisme encourage l'innovation et l'amélioration constante du service public rendu. Pour que chacun puisse grandir et déployer ses compétences, nous investissons dans la formation de nos agents, dont la diversité compose une mosaïque vivante, où chaque voix est entendue et chaque talent valorisé.

Alors rejoignez nous et faites partie d'une équipe où chacun a la possibilité de briller, de s'épanouir et de contribuer au succès commun.

Sous l'autorité de votre responsable hiérarchique, un poste de chargé(e) de prestations au guichet unique est à pourvoir à temps complet. Agent polyvalent qui assure l’accueil physique et téléphonique des usagers et qui traite dans leur globalité l’ensemble des demandes de prestations inhérentes au guichet unique.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Participer au bon fonctionnement du guichet unique en contribuant à la fluidité de l’accueil et à la transmission des informations quotidiennes, des savoirs et compétences
• Gérer l’agenda et les prises de rendez vous
• Traiter les demandes de CNI, passeport
• Répondre aux mails
• Etablir les dossiers de mariages / PACS
• Traiter et délivrer les actes d’état civil : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, décès et y apposer les mentions nécessaires
• Etablir les attestations d’accueil
• Participer à l’organisation des élections et du recensement de la population
• Gérer les demandes d’inscription sur les listes électorales
• Gérer les demandes de recensement des jeunes citoyens
• Assurer la gestion administrative du cimetière
• Etablir et traiter les demandes de changement de nom ou de prénom
• Gérer les objets trouvés
• Tenir à jour les différents tableaux de bords
• Trier, classer, archiver
• Assurer les missions de back office pour tout le périmètre du guichet unique
• Identifier les difficultés, les formaliser et les faire remonter à la hiérarchie
• Veiller à la conformité des éléments, aux obligations règlementaires, au contrôle raisonnable de la véracité et de l’authenticité des documents fournis
• Assurer une veille règlementaire et législative concernant les informations générales relatives à l’état civil et aux autres thématiques traitées dans le service

SAVOIR (connaissances):

Maîtrise du fonctionnement des Collectivités Locales

• Maîtrise de la législation et des réformes en matière d'état civil et funéraires
• Maîtrise de la législation et de la réglementation relative aux étrangers
• Maîtrise de la législation et de la réglementation électorale
• Maîtrise des techniques d'écoute, de reformulation et de communication
• Maîtrise des outils bureautiques courants (traitement texte, tableur, messagerie

électronique, internet, Siècle, Eternité, Suffrage web…)

• Très bonne maîtrise du français (orthographe, grammaire), qualités rédactionnelles
• Pratique d'une langue étrangère et/ou dialecte appréciée

SAVOIR FAIRE et SAVOIR ÊTRE:

• Aptitudes relationnelles développées, capacités d’écoute et de communication
• Aptitude à appliquer et à analyser les textes en vigueur
• Capacité à analyser et à gérer rapidement des situations
• Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome
• Sens du service public et capacité à s'adapter à des publics variés
• Aptitude à prendre des initiatives
• Organisation, rigueur et méthode
• Discrétion et sens des responsabilités
• Disponibilité et polyvalence
• Curiosité professionnelle et dynamisme
• Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Flexibilité et aptitude à s’adapter aux besoins, aux évolutions et aux interlocuteurs