Coordonnateur instruction — Montpellier Méditerranée Métropole

Activités Principales

1. Contribuer à la sécurisation de la procédure d’attribution de subventions aux partenaires externes

-Contribuer à la mise en œuvre de la procédure d’attribution des subventions,

• Veiller au respect des procédures et des délais

-Réaliser un contrôle des phases de recevabilité, d’instruction et de liquidations des dossiers de subventions, en lien avec les services instructeurs, les référents instructions, le responsable d’unité, et la responsable du service, et participer, le cas échéant, en tant qu’administrateur du logiciel métier, aux étapes de recevabilité, instruction ou liquidation des dossiers.

-Contribuer à la mise en œuvre d’un dispositif de pilotage de l’Unité : reporting d’activité, indicateurs de suivi et tableaux de bords relatifs à la fonction Instruction.

-Contribuer à l’évolution des dossiers de demandes de subventions Ville et Métropole dans le logiciel,

-Contribuer au montage, au suivi, et à la coordination des appels à projets des directions de pôles opérationnels,

-Participer au suivi et au contrôle des délibérations relatives aux attributions de subventions,

-Contribuer à la réalisation des états d’arbitrage d’avant conseils,

-Contribuer au suivi des enveloppes budgétaires de la Ville et de la Métropole dédiées à chaque thématique

-Participer au comité technique et comité de pilotage des Subventions

-Contribuer au contrôle et au suivi du respect des procédures dans le cadre de la certification des comptes de la Ville de Montpellier, et de la Métropole le cas échéant.

2. Gérer, organiser et coordonner la Campagne de subvention annuelle

-Organiser les besoins matériels nécessaires au lancement de la campagne de subventions

-Contribuer au recrutement des agents pré-instructeurs de la campagne de subventions

• Réaliser/mettre à jour le support de formation et assurer la formation des agents pré-instructeurs et des agents d’instruction
• Participer à l’étude de recevabilité des dossiers, et garantir le bon déroulement de la phase de recevabilité des dossiers en lien avec les pré-instructeurs et les référents instruction,
• Gérer l’organisation de la campagne de pré-instruction par la mise en œuvre des plannings et le suivi des travaux des pré-instructeurs et des référents instruction,
• Répondre aux demandes des usagers, et coordonner la gestion des boites mails
• Organiser les rendez-vous en présentiels
• Contribuer à la gestion/administration des comptes tiers-usagers
• Réaliser un reporting d’activité hebdomadaire (indicateurs d’activité, problématiques…),
• Contribuer à l’organisation des séances d’arbitrages (directions de pôles opérationnels-élus et cabinets),
• Coordonner la phase de mise en œuvre des états d’arbitrage en lien avec les référents instruction, le responsable d’Unité et la responsable du service
• Participer au contrôle et à la réalisation des états d’arbitrage du Maire et président de la Métropole

3. Contribuer à l’administration du logiciel métier de demande de subvention

-Administrer le logiciel métier : contribuer à l’implémentation des Lignes de crédits, à la gestion des droits….

-Collaborer avec le Pôle Numérique et Données sur les questions relatives aux logiciels métiers

-Tester, Paramétrer, Structurer et modifier l’architecture et le contenu des logiciels

-Apporter une réponse/un appui aux demandes des services instructeurs dans les problématiques du logiciel

-Etablir ou mettre à jour le guide d’utilisation, et les procédures du logiciel pour les agents de recevabilité et d’instruction,

• Etablir ou mettre à jour le guide d’utilisation, et les procédures du logiciel pour les usagers,

-Structurer et animer des formations à l’outil tant pour les agents que pour les usagers (contribuer au séminaire vie associative etc..)

-Participer au réseau des administrateurs du logiciel métier afin de faire évoluer l’outil au bénéfice de la Ville et de la Métropole de Montpellier.