DGOM-Chargé de coordination et de chancellerie, gestionnaire aff. réservées -Ministère des outre-mer — Direction générale des Outre-mer

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Vos missions vous conduiront à seconder la directrice adjointe de cabinet dans son rôle fonctionnel de « cheffe de cabinet ». Vous exercerez donc des fonctions de gestion d’agenda, de coordination administrative, de chancellerie et d’affaires réservées.

Gestion d’agenda du Cabinet :

• Assurer la tenue et la fiabilité de l’agenda du directeur de cabinet et le cas échéant de son adjoint
• Organiser leurs déplacements, et préparer les dossiers
• Anticiper et prendre des initiatives pour résoudre les difficultés liées notamment à la planification, l’organisation des réunions ou du calendrier
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le filtrage des interlocuteurs
• Être le référent Maarch au sein du cabinet

Coordination administrative au sein de la DGOM :

• Veiller la boîte fonctionnelle de la direction
• Sous l’autorité de la directrice de cabinet adjointe, et en lien étroit avec les secrétariats de la directrice générale, veiller à la gestion intégrée des rendez-vous et des dossiers de la directrice générale et de son adjointe. Cette mission comprend les tâches suivantes :
  • 1) Veiller à la bonne prise en compte par les services métiers des besoins de participation aux audiences
  • 2) Veiller à la bonne prise en compte par les services métiers des besoins de contributions aux dossiers de la DG et de la DGA
  • 3) Réceptionner et assembler les dossiers de la DG et de la DGA
• Sous l’autorité de la directrice de cabinet adjointe, et en lien étroit avec le Bureau du Cabinet, vous assurerez la gestion des représentations aux réunions interministérielles pour lesquelles la DGOM est sollicitée
• Sous l’autorité de la directrice de cabinet adjointe, vous veillerez au suivi des réponses à l’ensemble des sollicitations externes exigeant une réponse structurée (missions des inspections et corps de contrôle, missions et auditions parlementaires) par les différents services de la DGOM

Chancellerie et affaires réservées :

• Mettre en état les propositions à des distinctions honorifiques, en lien notamment avec le bureau du cabinet et, s’agissant de la médaille d’honneur de l’engagement ultramarin, les préfectures ainsi que le commandement du SMA
• Assurer la frappe de courriers, de notes ou de présentations ainsi que leur mise en forme, not. pour les courriers sensibles
• Instruire les demandes d’accès en dérogation et de déclassification des archives

Pour l’organisation et la prise en compte de l’ensemble de ces missions, vous assurerez un binômage efficace avec l’assistant(e) « coordination », qui exerce prioritairement les missions de coordination administrative décrites supra. Il pourra par ailleurs être demandé de suppléer le binôme des assistantes de direction de la DG et de la DGA en cas de pic d’activité.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Le poste est soumis à des contraintes horaires. Il est notamment souhaité que l’agent soit en capacité d’être présent au bureau en horaires tardif (quotidiennement jusque 19h), notamment pour finaliser l’édition des dossiers des autorités.

Discrétion et confidentialité impératives au vu des informations maniées sur le poste.

En cas de besoin, le titulaire du poste prête assistance aux secrétaires de direction du Directeur général des outre-mer.

Vous exercez vos missions sur la base de l’horaire habituel des personnels de l’administration centrale.

10 points de NBI (en cours de modification).

Durée attendue sur le poste : 3 ans et plus

Vos perspectives :

Les nombreux contacts sur l’ensemble du domaine de compétence de la direction ainsi que la multiplicité et la sensibilité des missions peuvent vous permettre d’évoluer vers d’autres postes à caractère transversal au sein de la direction ou du ministère mais aussi de vous diriger vers un autre domaine fonctionnel.