Gestionnaire de scolarité - H/F — Ecole Normale Supérieure Lyon

MISSION :

Au sein de l’équipe des gestionnaires, vous gérerez les activités administratives en lien avec la scolarité des étudiants, depuis l'inscription administrative jusqu'à la diplomation ainsi que celles liées au statut des normaliens. Vous collaborerez avec les équipes pédagogiques et assurerez l'accueil du public afin d’informer et de répondre aux différentes demandes.

ACTIVITES :

Activités principales :

Gérer et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques ainsi que la scolarité tout au long de leur cursus des étudiants (normaliens élèves, normaliens étudiants, auditeurs de master ou d’autres formations)

Réaliser tous les actes administratifs liés au statut d'élève fonctionnaire

Réaliser tous les actes administratifs relatifs aux parcours académiques (plans d'études pour les normaliens, relevés de notes, attestations de réussite, diplômes)

Élaborer les plannings, réserver les salles de cours en lien avec les enseignants, les responsables de formation et les divers intervenants internes et externes à l'ENS de Lyon

Participer à la mise à jour des maquettes de formation et l'offre de cours en lien avec l'équipe pédagogique

Veiller au bon déroulement des jurys (préparation des documents, suivi des notes, élaboration des relevés de notes provisoires et définitifs)

Apporter une assistance aux enseignants dans le cadre des formations et du suivi de cursus des normaliens

Répondre aux questions des élèves et étudiants relatives à la gestion administrative de leur scolarité

Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions à partir des systèmes d'information, Participer à la fiabilisation et à la mise à jour des données du système d’information de la scolarité

Assurer l'accueil physique et téléphonique, informer et répondre aux mails des différents interlocuteurs internes et externes

Répondre aux demandes d'informations des services internes et externes

Activités associées :

Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) des missions et activités du service

Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Assister aux réunions de service, des départements (conseils, assemblés)

Participer ou représenter la responsable de service si nécessaire à des réunions ou groupes de travail

Classer et archiver les pièces administratives des dossiers des étudiants en cours de scolarité et sortants

COMPETENCES :

Connaissances sur l’environnement professionnel :

Connaître le règlement intérieur et le règlement des études de l’établissement

Connaître l'organisation des formations et du système LMD (licence, master, doctorat)

Connaître les modalités de délivrance des diplômes

Connaître l'organisation de l'ENS de Lyon

Savoir-faire opérationnel :

Mettre en œuvre les procédures rédigées au sein du service

Gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe

Maîtriser les outils bureautiques standards (word, excel, messagerie…)

Maîtriser les applications

Langue anglaise : niveau B2 apprécié (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir rendre compte

Savoir-être :

Aptitudes relationnelles

Travailler en équipe et collaborer avec d’autres gestionnaires dans le respect du cadre défini

Sens de l’organisation

Rigueur/fiabilité

Sens des priorités

Capacité d’adaptation/réactivité

Autonomie

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques.

Dans le classement de Shanghai et QS, elle apparaît parmi les tous premiers établissements français en termes de performance per capita.

Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs.

L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

Son budget annuel est d’environ 160 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie au travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.