Gestionnaire administratif·ve et financier·ère - H/F — Ecole Normale Supérieure Lyon

MISSION :

Assurer des fonctions polyvalentes d’assistance administrative, financière, technique et logistique pour le laboratoire. Réaliser les actes de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables à l’établissement.

ACTIVITES :

Missions et déplacements — Organiser les déplacements des membres du laboratoire : réservation des billets et hébergements, mise en place et suivi des remboursements.

Achats et fournisseurs — Établir les bons de commande, assurer les relations avec les fournisseurs et suivre la facturation.

Gestion financière et comptable — Collecter et produire les données comptables et financières liées aux contrats (justificatifs, factures, rapports) ; suivre et contrôler les opérations, notamment la validation des engagements juridiques et des services faits.

Classement et archivage — Classer et archiver les pièces justificatives relatives aux opérations financières et comptables.

Inventaire et logistique — Assurer le suivi de l’inventaire du laboratoire (entrées et sorties de matériel), gérer les envois par courrier express et les stocks de fournitures bureautiques.

Accueil et communication — Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ; transmettre les informations utiles au sein de l’équipe et aux membres du laboratoire ainsi qu’aux services administratifs et financiers des tutelles.

Travail en équipe et formation — Rendre compte régulièrement de son activité, participer aux réunions de service et suivre les formations relatives aux modalités et outils de gestion administrative et financière.

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances :

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière

Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires de la fonction publique

Compétences opérationnelles :

Maîtrise des outils bureautiques standards : Excel, Word et Internet

Utilisation de logiciels spécifiques de gestion ; la connaissance de GESLAB, SIFAC ou d’outils équivalents est un plus

Capacité à travailler en équipe, communiquer et prioriser les tâches

L’anglais à l’oral et en lecture constitue un atout

Qualités professionnelles

Rigueur et fiabilité

Sens de l’organisation et des priorités

Méthode et autonomie

Sens relationnel et réactivité

Vos interlocuteurs

Rattachement hiérarchique : responsable administrative et financière du laboratoire RDP.

Relations fonctionnelles : équipe de gestion, direction de l’unité, chercheurs, personnels ITA, enseignants-chercheurs, étudiants, services financiers et contrats des principales tutelles (ENS de Lyon, CNRS, INRAE), ainsi que les autres services internes.

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques.

Dans le classement de Shanghai et QS, elle apparaît parmi les tous premiers établissements français en termes de performance per capita.

Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs.

L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

Son budget annuel est d’environ 160 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie au travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.