Gestionnaire de scolarité H/F — Université Paris-Saclay

Missions principales de l’agent :

• Accueillir, renseigner et orienter les élèves et les enseignants des différentes filières
• Gestion des inscriptions administrative dans APOGEE, information et orientation aux étudiants,contrôle des pièces
• Edition des cartes étudiantes et attestations diverses
• Gestions des éditions des diplômes
• Gestion et suivi des absences
• Participation aux enquêtes, (cti, cdfi, l’étudiant…), évaluation des enseignements
• Suivi et gestion des Polypoints dans Oasis
• Suivi de l’UE initiative en collaboration avec le secrétariat apprentissage
• Organisation et suivi des sessions de toeic (9/an)
• Suivi des demandes de transferts
• Ponctuellement : participation à l’organisation des examens pour les étudiants en situation de handicap et surveillances
• Participer à l’organisation des amphis d’accueil, JPO, RDD, simulation d’entretien et journées du parrain
• Soutien au service communication participation dans le cadre de l’offre de formation / mise à jour des pages web à destination de la scolarité
• Classement et archivage les documents
• Référente de la commission logement : A confirmer

Connaissance, savoir :

• Organisation et fonctionnement de l’Enseignement Supérieure et de la Recherche Scientifique
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et l’activité de l’établissement
• Maîtrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion pédagogique
• Maîtrise du logiciel de scolarité (APOGEE)
• Bonne maîtrise de la communication orale et écrite
• Connaitre les circuits de communication et procédures de l'Université et de l’école

Savoir-faire :

• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Analyser et gérer les demandes d’information
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Trier, hiérarchiser et classer les informations et données. Gérer la confidentialité
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Access, PowerPoint, logiciel de messagerie)
• Adaptabilité à de nouveaux outils informatiques
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion des élèves
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,…), les reproduire et les diffuser
• Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
• Participer aux opérations de logistique
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE)
• Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités

Savoir-être :

• Capacité à travailler en équipe et à échanger
• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
• Aptitude relationnel et sens du service public
• Capacité à interagir avec différentes équipes de l’école de l’université et éventuellement du CFA
• Autonomie et sens des initiatives
• Savoir travailler en équipe
• Organisation – Rigueur
• Se rendre disponible dans les périodes d’activité intense