Gestionnaire logistique bâtimentaire et responsable de l'imprimerie — Préfecture de l'Ain

Vos activités principales

Sous l’autorité directe du (de la) chef(fe) d’unité Gestion bâtimentaire, le gestionnaire logistique/bâtimentaire et responsable de l’imprimerie, assure les tâches suivantes :

Sur le volet logistique/bâtimentaire :

• Achat de mobilier de bureau et d’équipement pour toutes les structures : gestion des livraisons, suivi de l’affectation du mobilier
• Gestion des badges et des clefs pour la préfecture et la DDETS et en lien avec les agents d’accueil pour les autres sites
• Gestion des parkings de la préfecture en application de la note fixant les critères d’attributions des places (collecte des informations auprès du BIRH – mise à jour du tableau de suivi – attribution des places après validation du chef de bureau – information des agents concernés)
• Assurer le relais des collègues en charge de la gestion des imprévus sur les volets logistique et bâtimentaire (numéro d’urgence) dès lors qu’ils ne peuvent intervenir rapidement
• Gestion en alternance avec les autres collègues de l’unité du déclenchement de l’alarme avec levée de doute et réinitialisation de la centrale incendie
• Appui logistique polyvalent sur les manifestations ou évènements organisés sur le site de la préfecture
• Coordination de la réalisation des inventaires et des états des lieux des résidences du corps préfectoral, en lien avec les agents chargés de réaliser ces opérations (intendante pour la résidence préfet, chauffeurs pour les résidences secrétaire générale, directrice de cabinet et sous-préfets)
• Contribution à la mise en œuvre des actions dans le cadre du plan de transformation énergétique des services de l’ATE

Sur le volet imprimerie :

• Effectuer les travaux de reprographie et d’impression demandés par les services de l’ATE et par les autres services déconcentrés de l’Etat ( ONAC, police, gendarmerie, etc...)
• Concevoir et réaliser des brochures et supports de communication au moyen de logiciels spécialisés (logiciel PAO, Suite ADOBE, Canva)
• Faire établir et suivre les devis et factures pour les structures en cas de recours à des prestations externes
• Gérer les stocks de papier reprographie, les différentes commandes, et la distribution en préfecture du papier pour les copieurs, en lien avec les chauffeurs
• Gérer et entretenir le parc machine et le matériel de l’imprimerie (gestion du contrat de location)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Participation à l’astreinte bâtimentaire de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI

Votre environnement professionnel

• Activités du service :

Le Secrétariat Général Commun Départemental (SGCD) assure l’ensemble des fonctions support pour la préfecture et les trois directions départementales interministérielles (DDT, DDETS et DDPP). Il comprend 5 bureaux : le bureau interministériel des ressources humaines (BIRH), le bureau interministériel de la prévention, de la formation et de l'action sociale (BIPFAS), le bureau interministériel du budget, des finances et de la politique immobilière (BIBFPI), le bureau interministériel de la logistique et de la gestion bâtimentaire (BILGB), le bureau interministériel des systèmes d’information et de communication (BISIC).

Au sein du SGCD, le BILGB a pour missions :

• de gérer le patrimoine immobilier des DDI, de la préfecture et des sous-préfectures, ainsi que les résidences des autorités préfectorales
• de veiller à procurer aux services bénéficiaires les ressources et moyens matériels nécessaires à leur bon fonctionnement
• d’assurer la continuité de l’accueil physique et téléphonique des usagers, et la gestion du courrier
• Composition et effectifs du service :

Le BILGB comprend 18 agents dont 1 chef de bureau et 1 archiviste. Il est structuré en deux unités : 10 agents au sein de l’unité logistique moyens généraux dont la cheffe d'unité, et 6 agents au sein de l’unité gestion bâtimentaire dont le chef d’unité.

• Liaisons hiérarchiques :

Le (la) chef(fe) de l’unité Gestion Bâtimentaire – Chef(fe) du BILGB – directeur (trice) et directeur (trice) adjoint ( e ) du secrétariat général commun.

• Liaisons fonctionnelles :

Tous les services de la préfecture, des sous-préfectures et du SGCD, les directions départementales interministérielles (DDT, DDPP et DDETS), les autres services déconcentrés, les entreprises et prestataires externes