Assistant·e de direction du sous-préfet - Gestionnaire-instructeur·trice de dossiers — Préfecture de l'Ain

Vos activités principales

En tant qu’assistante/assistant du sous-préfet, il/elle a en charge :

• l’accueil physique et téléphonique, le filtrage des interlocuteurs,
• l’assistance administrative : rédaction de courriers simples et d’invitations (tâches généralistes de secrétariat, frappe, photocopies…),
• la gestion de l’agenda du sous-préfet,
• la gestion de ses déplacements (réservations train et hôtel),
• la constitution des dossiers pour les sorties et rendez-vous du sous-préfet avec demande de notes aux services

Elle/il a en charge les dossiers de distinctions honorifiques proposés par le sous-préfet.

Elle/Il a en charge la gestion des moyens et du budget de la sous-préfecture en tant que service prescripteur (commandes et suivi des crédits) en lien avec le secrétariat général commun (SGC01).

En tant que gestionnaire instructrice/instructeur administratif des dossiers des expulsions locatives de l’arrondissement, elle/il gère :

• l’instruction des dossiers,
• le secrétariat des commissions CCAPEX : veille au respect des échéanciers, prépare et notifie les comptes-rendus et les décisions individuelles,
• les courriers et relations téléphoniques courantes avec les demandeurs et interlocuteurs concernés,
• la production des statistiques administratives,
• la veille juridique sur le sujet des expulsions locatives et la bonne application des directives nationales, le travail en réseau avec la DDETS et les gestionnaires des autres arrondissements

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Disponibilité nécessaire, réactivité, organisation, rigueur, nécessité de discrétion liée à la nature du poste occupé.

Votre environnement professionnel

. Activités du service

A l’échelle de l’arrondissement :

• Traitement des manifestations sportives
• Conseil et accompagnement des collectivités, instruction des demandes de subventions (DETR, DSIL)
• Contrôle et suivi des ERP, sous commission camping
• Prévention des expulsions locatives
• Participation à la gestion locale de crises (un référent GLC en sous préfecture)
• Ingénierie territoriale (accompagnement des projets sur le territoire)
• Suivi de la politique de la ville, sécurité des manifestations sur l’arrondissement
• Prévention de la délinquance (CLSPD), suivi de la sécurité publique à l’échelle de l’arrondissement

( réunions trimestrielles avec les forces de sécurité).

A l’échelle du département :

• Greffe des associations
• Taxis/VTC
• Agrément gardes particuliers et policiers municipaux
• Mission ruralité et développement économique

. Composition et effectifs du service

2 cadre A – 3 cadre B – 3 cadre C – 3 agents de la filière technique

. Liaisons hiérarchiques

Sous-Préfet , Secrétaire Général

. Liaisons fonctionnelles

Collectivités locales, Préfecture de l’ Ain, Services de l’État