Lyon 1 Université - Gestionnaire de scolarité et formation professionnelle (H/F) — Université Claude Bernard Lyon 1

Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations professionnelles, incluant :

La scolarité des Diplômes Universitaires (DU- DIU) et autres certifications

La contractualisation et le suivi des participants en formation continue (inscriptions, conventions, facturation, vérification de la soutenabilité financière).

Activités principales :

Gestion des inscriptions et de la scolarité

Accueillir et informer les candidats (présentiel, mail, téléphone).

Vérifier les pièces administratives et la conformité des dossiers de candidatures.

Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (ex. CAND&PREINS, APOGEE, logiciels internes, …).

Assurer la modélisation des diplômes en lien avec la cellule APOGEE avant relecture par le RP.

Assurer la logistique des formations (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.).

Suivre l’assiduité.

Organiser les sessions d’examens et suivre les évaluations conformément aux maquettes.

Éditer les documents officiels (certificats, relevés de notes, attestations, diplômes).

Contractualisation et suivi administratif en FP

Établir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant).

Contrôler les effectifs et la soutenabilité financière des inscriptions (cohérence entre devis, conventions et factures).

Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes).

Préparer les éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC (dépôts des éléments sous FRAC)

Interface avec les acteurs internes et externes

Travailler en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants

Échanger et traiter les dossiers avec les entreprises, OPCO, financeurs publics.

Contribuer aux réponses à appel à projets (FIF PL) : CV formateurs, QCM, moyens pédagogiques.

Participer à la gestion financière en lien avec le PGF, la DAJI et l’agence comptable.

Gérer et transmettre au PGF FC les éléments de gestion (certificats d’organisation, services faits)

Suivi qualité et reporting

Garantir la conformité réglementaire (formation continue, alternance, conventions partenariat).

Assurer un contrôle interne pour vérifier la fiabilité des données.

Contribuer à la mise en œuvre des procédures qualité (HCERES, certification Qualiopi, D²OF).

Produire des tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions).

Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction en lien avec le service dédié (ICAP).

Activités complémentaires :

Collaborer avec le service de la communication pour assurer la promotion des diplômes et des formations qualifiantes : Mise à jour de l’offre de formation, création de supports, réalisation de mailings ciblés

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :

Apogée, FCA Manager

En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :

• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,

• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,

• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,

• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,

• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.

Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.

Pour postuler : Dès que possible