Référent(e) évènementiel, communication, administratif(ve) et financier(e) — Mairie de Brive-la-Gaillarde

Évènementiel :

• En appui au chef de service, organiser l’ensemble des évènements portés par le service (Journée d’Accueil des Nouveaux Etudiants, Forum de l’Industrie, Forum du Futur Juriste, Forum du Futur Etudiant, Color Gaillarde, Forum de l’emploi et de l’alternance…) ou auxquels ce dernier participe
• Recenser les participations aux différentes manifestations, diffuser les fiches d'inscription et suivre les présences
• Développer, maintenir et coordonner les relations avec les partenaires (en amont, durant et après chaque manifestation)
• Assurer la liaison et la coordination avec les services internes à la collectivité
• Rédiger des notes de service afférentes, préparer des demandes de matériel et plans pour l’organisation des manifestations

Communication :

• Contribuer à la valorisation et à la communication interne/externe des projets du service
• Effectuer une veille sectorielle régulière afin de proposer des contenus adaptés et innovants
• Gérer les campagnes de mailing, l’affichage sur le domaine public et la réalisation de supports
• Elaborer des kits communication destinés aux partenaires et relais d’information

Administratif :

• Tenir à jour les bases de données du service (offre post-bac, effectifs étudiants, annuaire des entreprises et partenaires...)
• Concevoir, diffuser et analyser les enquêtes (étudiantes, satisfaction post-événement) et traduire les résultats en supports de présentation synthétiques
• Planifier les rendez-vous, réunions et déplacements extérieurs de l’équipe
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les usagers et partenaires
• Préparer les réunions de travail et les dossiers des comités de pilotage

Finances :

• Assurer la gestion financière quotidienne du service : demande de devis auprès des prestataires, édition des bons de commande, suivi et archivage des factures
• Contrôler l'exécution des dépenses et des recettes via des tableaux de bord.
• Participer à la préparation du budget annuel et effectuer la saisie des propositions dans le logiciel CIRIL

Conditions de travail :

Temps de travail : 35h ou 39h30 par semaine (25 jours de RTT)

Spécificités : Travail sur écran, en contact régulier avec les différents services de la collectivité, les acteurs économiques et établissements de l’enseignement supérieur.

Savoirs :

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des services de la collectivité
• Connaissance du tissu économique local, tous secteurs d’activités confondus
• Connaissance des acteurs de l’emploi et de la formation (niveau infra-bac, enseignement supérieur et formation continue)
• Connaissance des méthodes d’accès aux ressources documentaires liées à ces différents secteurs

Savoir-faire :

• Maitrise de l’organisation logistique d’évènements
• Pratique de la gestion budgétaire et du suivi comptable
• Solides capacités rédactionnelles et de synthèse
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Google Forms)
• Maîtrise du logiciel de création graphique CANVA Pro
• Aisance sur les réseaux sociaux (notamment Instagram)

Savoir-être :

• Aisance relationnelle, sens de l’accueil et de la communication
• Aptitude au travail en équipe, en réseau et en transversalité
• Autonomie, rigueur, dynamisme et sens de l'anticipation
• Créativité et force de proposition
• Discrétion professionnelle
• Disponibilité

Prérequis (expérience, niveau d’études, diplômes) :

• Niveau BTS requis (diplôme ou formation en corrélation avec attendus du poste)
• Expérience similaire appréciée
• Permis B obligatoire (déplacements fréquents)