Référent(e) pôle accueil-Etat civil-cimetière-Elections — Mairie de Bernin

La mairie de Bernin 3400 habitants (15 mn de Grenoble, au cœur de la vallée du Grésivaudan), recherche un(e) référent(e) pour son pôle accueil, Etat civil, cimetière et élections.

Placée sous l’autorité de la responsable du service Population et CCAS, la personne recrutée occupera un rôle central dans la relation quotidienne entre la commune et ses administrés. Elle assurera à la fois des missions opérationnelles d’accueil et de gestion administrative, des missions nécessitant une expertise particulière en matière d’état civil, d’affaires funéraires et d’élections, ainsi qu’un rôle de référent et d’encadrement intermédiaire auprès d’une équipe de deux agents.

À ce titre, elle sera chargée d’organiser et de coordonner l’activité du pôle, de veiller à la continuité et à la qualité du service rendu au public et de garantir la fiabilité et la sécurité juridique des actes et procédures relevant de son champ d’intervention.

Enjeux du poste :

Le/la référent(e) du pôle occupe une fonction centrale dans la qualité du service rendu aux administrés et l’image de la commune. Il/elle garantit la fiabilité et la sécurité des procédures relevant de l’accueil, de l’état civil, des affaires funéraires et des élections.

En lien avec la responsable du service, il/elle assure également l’organisation quotidienne et la coordination de l’équipe, afin de garantir la continuité du service et l’harmonisation des pratiques.

Le poste requiert rigueur, autonomie, qualités relationnelles, sens du service public et capacités d’encadrement.

Encadrement et management :

• Animer, coordonner et organiser l'équipe (2 agents)
• Établir les plannings, gérer les absences, les congés et les remplacements
• Superviser la rédaction, la mise à jour et la sécurisation des actes (naissances, mariages, décès, reconnaissances)
• Veiller à la stricte application des lois et des procédures réglementaires en constante évolution
• Encourager la cohésion d’équipe

Accueil et information du public :

• Accueillir, renseigner et orienter le public, sur place et par téléphone
• Identifier les demandes et apporter un premier niveau d’information
• Orienter les usagers vers les services ou interlocuteurs compétents
• Prendre et transmettre les messages et assurer le suivi des demandes simples
• Informer le public sur les démarches administratives et les services municipaux
• Participer à la diffusion des informations municipales et veiller à la qualité de l’accueil et du service rendu

Gestion du courrier :

• Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier postal et électronique aux services concernés
• Assurer l’enregistrement et l’affranchissement des courriers au départ
• Effectuer le classement et l’archivage des documents
• Assurer, si nécessaire, l’impression et la transmission des courriers électroniques
• Rédiger et transmettre les accusés d’enregistrement électroniques

État civil :

• Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches d’état civil
• Réceptionner et traiter les demandes d’actes et documents administratifs
• Établir et enregistrer les actes d’état civil, dans le respect des habilitations et de la réglementation
• Préparer et suivre les dossiers de mariage, PACS et parrainages civils
• Assurer les formalités liées aux naissances, décès et reconnaissances
• Effectuer les mises à jour et mentions nécessaires dans les actes
• Assurer les échanges avec les administrations et organismes concernés
• Classer et archiver les documents, dans le respect des règles de confidentialité et de protection des données

Gestion administrative du cimetière :

• Assurer la gestion et le suivi administratif des concessions funéraires : attribution, renouvellement, rétrocession, reprise et suivi des échéances
• Instruire et préparer les autorisations relatives aux opérations funéraires : inhumations, exhumations, réinhumations et opérations liées aux cendres
• Tenir à jour les registres, fichiers, plans et outils de gestion du cimetière, notamment pour les concessions et l’espace cinéraire
• Accueillir, informer et accompagner les familles et assurer l’interface avec les opérateurs funéraires et les services municipaux
• Assurer le suivi des concessions échues ou en état d’abandon et participer aux procédures de reprise
• Assurer le suivi administratif et financier des concessions et prestations funéraires
• Veiller au respect de la réglementation funéraire et du règlement municipal du cimetière, et participer à leur actualisation

Élections :

• Enregistrement, traitement et suivi des inscriptions, des radiations, des changements d'adresse sur les listes électorales ainsi que des procurations reçues
• Soutien à la préparation et l'organisation des différents scrutins

Missions complémentaires :

• Accomplissement de différentes tâches de secrétariat (constitution et mise à jour de dossiers, rédaction/mise en forme de courriers, notes, actes administratifs divers, etc.) dans les domaines des relations aux administrés et du CCAS
• Soutien à la préparation du Conseil d'administration du CCAS et au traitement des délibérations votées (procès-verbaux, notifications, envoi de courriers, etc.)
• Accueil et accompagnement ponctuel du public souhaitant bénéficier de l'espace numérique pour diverses démarches en ligne (réservé aux personnes éloignées du numérique)
• Assurer la continuité du service en cas d’absence d’un collègue
• Assurer la formation initiale des nouveaux agents