Responsable administratif et financier - Conservatoire Châtenay-Malabry(h/f) — Vallée Sud - Grand Paris

Missions

• Mettre en place de nouvelles procédures et suivi de l'exécution budgétaire du conservatoire
• Organiser l'activité de gestion administrative, technique et d'accueil de l'établissement
• Travailler en réseau intercommunal, participer aux réunions de coordination des responsables administratifs et financiers, être porteur de projets transversaux

Activités principales

• Assurer le suivi administratif de l'activité de l'établissement

. gérer le courrier

. rédiger les rapports d'activités

. établir les statistiques

. renseigner les dossiers d'enquêtes

. préparer le conseil d'établissement

. élaborer et formaliser les conventions de mise à disposition

. contrôler et formalise les conventions de partenariats pédagogiques

. élaborer en lien avec le théâtre les plannings des agents de sécurité et ADS

• Participer à la gestion du budget de l'établissement

. participer à l'élaboration du budget

. suivre l'exécution du budget

. gérer les demandes de subventions

. assurer le suivi des achats

. réaliser des devis et élaborer les bons de pré-commande

• Encadrer le personnel administratif et technique de l'établissement

. conduire les entretiens professionnels

. tenir à jour le planning des congés

. planifier et hiérarchiser le travail des agents administratifs et techniques

. coordonner l'organisation administrative de la vie scolaire

. piloter la procédure d'inscription des élèves

. superviser la procédure des affectations

. gérer les listes d'attentes

. veiller à la cohérence des emplois du temps, de la répartition des salles

. superviser l'organisation administrative et matérielle des examens et des jurys

. participer aux instances de concertation pédagogique

• Superviser l'accueil du public, des usagers et des professeurs

. veiller aux bonnes conditions d'accueil du public (espace accueil ....)

. superviser la gestion du planning et de l'installation des salles de cours

. superviser la gestion du planning de location des salles

• Référent qualité "Certification Qualiville"

. animer les protocoles d'accueil des différents publics avec ses collègues en charge de l'accueil

. participer à la rédaction et à la mise à jour du guide de l'accueil de l'équipement

. réaliser les autocontrôles

. s'assurer du respect des protocoles définis à partir des outils et méthodes fournis par la collectivité

. rendre compte du déploiement effectif de la démarche à son directeur d'équipement

. identifier les possibilités d'amélioration

• Organiser l'organisation logistique des évènements en partenariat avec les responsables des études (examens, auditions, concerts, saisons, réunions)

. mobiliser l'équipe technique

• Contrôler l'entretien, la maintenance et la rénovation de l'équipement en partenariat avec la direction de la maîtrise d'ouvrage de l'établissement public territorial

. garantir le renouvellement et la modernisation des moyens matériels mis à disposition du personnel

• Assurer le suivi administratif du personnel enseignant et de l'ensemble des équipes en lien avec la direction des ressources humaines

. gestion des contrats des intermittents (Guso)

• Compétences et connaissances

. statut de la fonction publique territoriale

fonctionnement et règles de gestion RH, administratives et financières des collectivités locales

. les enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques en matière de spectacle vivant et d'enseignement artistique (au niveau national ainsi qu'au niveau local)

. notions de finances publiques et d'exécution d'un budget

règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique

méthodes et outils de planification

. logiciels et progiciels applicatifs

. techniques de médiation

. méthodes et outils d'animation d'équipe

. aptitude à l'encadrement

. bonnes capacités rédactionnelles

. connaissances des logiciels Ciril Finances, Manty

• Aptitudes et savoir être

. esprit de synthèse

. agilité

. leadership collaboratif

. aptitude à travailler en transversalité

. être rigoureux

. être intègre

. capacité à travailler en équipe

. être polyvalent

. discrétion professionnelle

. sens de la relation humaine, de la médiation, du service public

. devoir de réserve

. qualités relationnelles

• Diplômes

Titulaire d'un diplôme Bac +2/3 en gestion des équipements culturels, sciences économiques ou en gestion

• Conditions liées au poste

. Participation de la collectivité au remboursement des frais de transport en commun et versement du forfait mobilité durable

. Participation de la collectivité à la couverture santé mutuelle et prévoyance

. Adhésion de la collectivité au CNAS

. Tickets restaurant, soirée du personnel, Noël des enfants