Responsable de cellule administrative et financière — Mairie de Vienne

Contexte et enjeux du poste :

Commune de 32 000 habitants, ville-centre d'une agglomération de près de 90 000

habitants, la Ville de Vienne exerce des compétences de proximité et de rayonnement

qui mobilisent des politiques publiques diversifiées.

Au sein de la direction générale adjointe regroupant les secteurs Culture et Patrimoine,

Sports et Vie associative, ainsi que Relations citoyennes (état civil, élections et affaires

funéraires), le responsable de la cellule administrative et financière assure une fonction

transversale d'appui, de coordination et de sécurisation de l'ensemble des activités

administratives et financières du périmètre.

Directement rattaché au directeur général adjoint, il contribue à la mise en oeuvre des

orientations stratégiques de la collectivité et à leur déclinaison opérationnelle, en

garantissant la qualité du suivi administratif, budgétaire et comptable des services.

Il constitue un interlocuteur privilégié des responsables de service, de la direction des

finances, de la direction des ressources humaines et des autres directions ressources

de la collectivité.

Il contribue à la fiabilité des procédures, à l'optimisation des ressources et à

l'amélioration continue du fonctionnement des services.

Il intervient auprès de services et d'équipements présentant des enjeux diversifiés,

notamment dans le domaine culturel avec un conservatoire et une médiathèque à

rayonnement supracommunal, ainsi que dans le domaine patrimonial avec des projets

de conservation, de restauration et de valorisation du patrimoine historique communal

Piloter et coordonner la gestion administrative, juridique et financière de la DGA.

• Garantir la fiabilité et la sécurisation des procédures, dans le respect de la réglementation et des règles

internes.

• Conseiller et accompagner le DGA et les responsables de service dans leurs domaines de compétence
• Optimiser le suivi budgétaire et financier et mobiliser les financements extérieurs
• Gérer les aspects administratifs et financiers de la salle de spectacle municipale « Le Manège »,
• Manager et animer l’équipe de la Cellule Administrative et Financière (CAF)
• Assurer la coordination avec les services de la DGA et l’interface avec les directions ressources de la collectivité

ACTIVITES :

PILOTER LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE DE LA DGA

• Coordonner la préparation et le suivi de l’exécution budgétaire des services

Accompagner les responsables des équipements et services culturels (Conservatoire de musique et de danse,

médiathèque, musées, centre d’art contemporain, centre de restauration archéologique8) dans le suivi

administratif, budgétaire et financier de leurs activités.

• Analyser leurs besoins et contribuer à l’optimisation de leurs moyens
• Accompagner les projets de conservation, de restauration et de valorisation du patrimoine historique et

archéologique.

• Contribuer à la programmation des investissements et à l’élaboration des plans de financement

PILOTER LE SUIVI DES FINANCEMENTS EXTÉRIEURS ET DES PARTENARIATS

• Identifier et suivre les dispositifs de financement mobilisables pour les services et équipements de la DGA
• Coordonner les demandes de subventions
• Suivre les conventions, les conditions d’attribution, les échéances et les obligations de justification
• Assurer le suivi des versements et tenir à jour les outils de suivi des financements

ASSURER L’APPUI JURIDIQUE ET SÉCURISER LES PROCÉDURES ADMINISTRATIVES ET CONTRACTUELLES

• Être le premier interlocuteur des services pour l’assistance et le conseil juridique, en lien avec le service des

affaires juridiques.

• Contrôler et accompagner la rédaction des actes administratifs et préparer les éléments nécessaires aux

délibérations.

• Effectuer les recherches juridiques utiles et rédiger certains actes, notamment les conventions
• Veiller au suivi des conventions et engagements contractuels des services
• Accompagner le suivi administratif et financier des marchés publics, contrats et partenariats
• Veiller à la sécurisation des procédures et à l’harmonisation des pratiques
• Coordonner les dossiers avec les directions ressources et accompagner le suivi des subventions aux

associations.

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE DE LA SALLE DE SPECTACLE « LE MANEGE »

• Assurer le suivi budgétaire et financier de l’équipement
• Gérer les contrats de travail des techniciens intermittents, en lien avec le directeur technique
• Veiller au respect des obligations réglementaires

MANAGER ET ORGANISER LA CELLULE ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE

• Encadrer les deux agents de la cellule et organiser la répartition de leurs activités
• Définir les priorités, suivre les dossiers et garantir la qualité et la continuité du service
• Rendre compte au DGA de l’activité de la cellule et signaler les difficultés rencontrées

ASSURER UNE FONCTION DE CONSEIL ET DE COORDINATION TRANSVERSALE AUPRÈS DES SERVICELA DGA

• Apporter conseil et expertise aux responsables de service dans les domaines administratifs, budgétaires et

financiers.

• Faciliter la coordination entre les services et la circulation de l’information
• Accompagner la mise en oeuvre des procédures et outils communs
• Assurer l’interface avec les directions ressources et contribuer à la cohérence des pratiques au sein de la DGA

COMPETENCES ET APTITUDES EXIGEES POUR LE POSTE :

• Maitrise de l’environnement territorial : enjeux, évolutions et cadre règlementaire
• Bonne culture administrative et juridique des collectivités
• Maîtrise du cadre réglementaire de la comptabilité publique, des instructions comptables, et des règles de la

commande publique

• Connaissance de la commande publique et des procédures administratives
• Maîtrise du suivi des subventions et des conventions de financement
• Connaissance des enjeux de gestion des équipements culturels et patrimoniaux
• Une connaissance de la réglementation du spectacle vivant et de l'emploi des intermittents constitue un atout
• Piloter et suivre des budgets de fonctionnement et d'investissement
• Élaborer des tableaux de bord et des outils d'aide à la décision
• Analyser des données financières et produire des synthèses
• Capacité à encadrer et à manager une équipe
• Aptitude au travail en transversalité et en équipe
• Forte capacité d’analyse et de synthèse
• Rigueur et sens de l’organisation
• Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles
• Capacité à être force de proposition
• Discrétion professionnelle
• Maîtrise des outils de bureautique

SPECIFICITES DU POSTE :

• Disponibilité
• Autonomie d'organisation et de coordination dans la conduite des missions de la cellule
• Participation aux réunions de coordination et de direction à l’échelle de la Direction Générale Adjointe
• Contraintes calendaires liées au cycle budgétaire, aux échéances administratives et aux projets

RELATIONS :

Interne: relations permanentes avec les services rattachés à la DGA, le directeur général adjoint des services,

échanges réguliers avec les autres services de la ville

• Externe :
  • DRAC, Région, Département et autres partenaires institutionnels
  • partenaires culturels
  • associations

et organismes subventionnés ; prestataires, partenaires et fournisseurs de la salle de spectacles le Manège

CONDITIONS MATERIELLES :

• Lieu de travail : Hôtel de Ville – 38200 Vienne
• Temps de travail / horaires : temps complet
• Rémunération : statutaire – régime indemnitaire – prime de fin d’année
• Autres : participation à la mutuelle prévoyance / santé

PROFIL DU CANDIDAT :

• Statut : titulaire ou à défaut contractuel
• Formation / niveau de qualification : Formation supérieure en finances publiques, juridique,

commande publique

Expérience professionnelle : Expérience professionnelle sur un poste similaire en collectivité locale sur une fonction

financière souhaitée. La connaissance des enjeux de gestion des équipements culturels et patrimoniaux serait un atout.

Le profil de poste est susceptible d’évoluer en fonction des missions du service

Renseignements : Direction des ressources humaines

Modalité de recrutement :

• Poste à pourvoir dans les meilleurs délais
• Avis d’appel à candidature en interne et en externe