Responsable de la cellule aides aux structures F/H — Conseil départemental de La Réunion

• Coordonner, suivre, contrôler et rendre compte de l'activité de la cellule
• Gérer l'activité de la cellule et son portefeuille FEADER 2023-2027

Superviser l'ensemble du processus d'instruction des demandes d'aides et des demandes de paiement.

Saisir, valider et contrôler l'enregistrement des données dans les logiciels dédiés (EUROPAC, QGIS, etc.).

Piloter l'activité de la cellule via la création et l'actualisation de tableaux de bord.

Participer au suivi financier des consommations des maquettes budgétaires concernées

Organiser et réaliser les contrôles sur le terrain.

Contribuer à l'évaluation des dispositifs en organisant la collecte des indicateurs de performance.

Assurer le suivi et la conformité lors des contrôles diligentes par les instances nationales et européennes.

• Mettre en oeuvre les projets et/ou les dispositifs de la cellule ou du service
• Assurer le pilotage de l'instruction et sécurisation des procédures

Participer directement à l'instruction sur les dossiers complexes ou en cas de pic d'activité.

Préparer et animer les comités de sélection des projets.

• Rédiger des rapports d'aide à la décision
• Participer à la rédaction des rapports réglementaires (rapport annuel d'exécution, suivi de la performance, etc.)
• Suivre des projets et/ou activités priorisés par la direction
• Assurer les fonctions de référent métier :

Assurer la supervision de la régularité de l'activité d'instruction.

• Réaliser des contrôles de supervision réguliers sur des échantillons de dossiers instruits (aides et paiements) pour vérifier la conformité des pratiques
• Compléter les formulaires de supervision
• Proposer et suivre des indicateurs de qualité (taux d'erreur, délais de traitement, typologie des anomalies, etc.)
• Assister les Responsables de Cellule dans l'évaluation de la charge et de la qualité du travail d'instruction à partir des indicateurs
• Analyser les demandes de subventions en conformité avec les conditions d'éligibilité des projets
• Assurer la gestion et le suivi de la messagerie électronique institutionnelle du service, apporter des réponses formalisées et/ou orienter vers l'interlocuteur expert du sujet
• Préparer et animer des séquences de présentation des dispositifs FEADER en réponse aux sollicitations des partenaires extérieurs
• Répondre aux demandes de premier niveau concernant l'éligibilité des demandeurs et la conformité des projets au regard des fiches dispositifs
• Détecter et signaler les anomalies et/ou dysfonctionnements
• Assurer la gestion du registre des anomalies et traitement des dysfonctionnements et appuyer les Responsables de Cellule pour la gestion des contrôles diligentés par les instances nationales et européennes
• Créer, alimenter, piloter le registre centralisé des anomalies et participer à l'analyse de leur cause
• Suivre la mise en oeuvre effective des mesures correctives décidées
• Vérifier la conformité des procédures administratives
• Garantir la conformité administrative, juridique et financière des procédures
• Optimiser les procédures et les méthodes de travail
• Optimiser les procédures internes à la cellule en participant à la rédaction de guides et à l'élaboration d'outils d'instruction formalisés
• Cartographier les processus métier du service
• Assurer la diffusion et l'appropriation des publications du service Autorité de gestion
• Gérer la base documentaire unique du service pour s'assurer que tous les agents utilisent les versions les plus récentes
• Détecter, à travers les questions récurrentes des demandeurs, les zones de flou ou de complexité des procédures afin d'alimenter le plan d'amélioration continue
• Concevoir des modules de sensibilisation et accompagner les nouveaux arrivants sur l'importance du respect des procédures
• Effectuer un travail de sensibilisation et d'acculturation à la démarche Qualité
• Animer des groupes de travail et des ateliers de "Retours d'Expérience" avec les instructeurs pour faire évoluer les pratiques
• Formuler des recommandations opérationnelles concrètes pour simplifier et fluidifier l'instruction en collaboration avec le Référent Numérique
• Mettre en oeuvre les décisions liées à la gestion des ressources humaines, financières et logistiques
• Encadrer et animer une équipe
• Encadrer, animer et coordonner au quotidien une équipe d'instructeurs
• Organiser la continuité du service et optimiser la répartition de la charge de travail
• Identifier les besoins prévisionnels en formation de l'équipe et assurer la montée en compétences des agents et
• Évaluer les agents encadrés et fixer les objectifs
• Réaliser les entretiens professionnels individuels annuels et fixer les objectifs opérationnels
• Constituer et animer un réseau partenarial
• Développer, mobiliser et animer un réseau de partenaires techniques et réglementaires clés (DAAF, organisations professionnelles, etc.) pour vérifier la faisabilité des projets
• Conseiller et accompagner les porteurs de projets (entreprises agricoles, collectivités, etc.) dans l'élaboration de leurs demandes d'aides
• Assurer l'interface opérationnelle avec les acteurs externes
• Préparer et animer des réunions de travail avec les partenaires internes et externes
• Représenter la cellule au sein des réunions
• Représenter la collectivité dans les groupes de travail ou au sein des réunions
• Représenter la collectivité au sein des différentes instances locales et nationales
• Mettre en place une veille juridique et réglementaire dans son domaine d'intervention
• Gérer une veille juridique et réglementaire active et accompagner l'équipe dans l'adaptation des pratiques
• Assurer l'intérim du responsable de service pendant ses absences
• Assurer l'intérim du responsable de service
• Ponctuellement, assurer l'intérim en cas d'absence d'un autre responsable de cellule
• Alerter la direction sur les risques (techniques, juridiques, financiers, etc.)
• Alerter la hiérarchie en cas de dérive ou de risque majeur identifié dans la chaîne de traitement des dossiers

La liste des activités indiquées est non exhaustive. Elle peut évoluer selon les nécessités et les besoins du service.