Responsable des affaires generales — Sieep de la Haute-Corse

Pilotage financier et budgétaire

• Élaborer, en lien avec la direction et les services, les documents budgétaires du syndicat : budget primitif, décisions modificatives, compte financier et annexes
• Construire la programmation budgétaire pluriannuelle, consolider les besoins des services et proposer les arbitrages nécessaires
• Assurer le suivi de l’exécution budgétaire et de la trésorerie : engagements, mandats, recettes, restes à réaliser, échéancier et alertes
• Produire des tableaux de bord fiables et réguliers à destination de la DGA et de la direction générale afin d’éclairer la décision
• Veiller à la qualité des procédures financières et à la bonne articulation avec le comptable public et les partenaires institutionnels

Financement des projets et recouvrement des subventions

• Définir et piloter la stratégie de financement des projets du syndicat, en identifiant les dispositifs existants et les nouvelles opportunités auprès des financeurs publics, institutionnels et partenaires concernés
• Participer au montage des projets dès leur conception afin d’intégrer un plan de financement réaliste, d’optimiser le recours aux subventions et de contribuer à l’équilibre budgétaire du syndicat
• Constituer, sécuriser et défendre les dossiers de demande de subvention ; organiser le calendrier des appels à projets, dépôts, notifications et échéances
• Assurer le recouvrement effectif des subventions notifiées : suivi des conventions, demandes d’avances et d’acomptes, appels de fonds, transmission des pièces justificatives, relances et résolution des blocages avec les financeurs
• Tenir un tableau de bord exhaustif des financements : financeur, projet, montant demandé et notifié, taux de financement, recettes encaissées, solde à recouvrer, échéances, pièces attendues et niveau de risque
• Contrôler la conformité des dépenses, préparer les bilans financiers et qualitatifs, alerter sans délai sur tout risque de perte de recette ou de non-conformité et fiabiliser les prévisions de recettes inscrites au budget

Ressources humaines et organisation

• Construire et suivre le budget RH, la masse salariale et les effectifs, en anticipant les évolutions de postes et les besoins de compétences
• Piloter, avec le pôle RH, les procédures de recrutement, de gestion administrative des agents, de formation, d’évaluation et de prévention des risques
• Mettre en place des outils de pilotage social et garantir la fiabilité des données RH transmises à la direction
• Accompagner la DGA dans la structuration des organisations, la formalisation des fiches de poste et l’amélioration des pratiques managériales

Systèmes d information et moyens généraux

• Organiser la gestion du parc informatique et téléphonique : inventaire, attribution, renouvellement, maintenance, sécurité des équipements et suivi des incidents
• Assurer le suivi des lignes téléphoniques, abonnements, licences logicielles et services numériques ; vérifier les consommations, coûts, échéances et besoins des utilisateurs
• Être l’interlocuteur opérationnel des prestataires, notamment Orange, et veiller au respect de leurs engagements de service
• Proposer une trajectoire d’équipement et de dématérialisation adaptée aux besoins des services et aux contraintes budgétaires

Contrats prestataires et partenariats

• Tenir et fiabiliser le registre des contrats et abonnements : objet, prestataire, montant, durée, clauses de révision, échéances de renouvellement ou de résiliation
• Préparer et suivre les consultations, renouvellements et échanges avec les prestataires, en lien avec les services concernés et les procédures applicables
• Évaluer la qualité des prestations, traiter les dysfonctionnements, négocier les évolutions nécessaires et rendre compte à la DGA
• Construire, renforcer et suivre les partenariats utiles à l’action du syndicat avec les institutionnels, opérateurs, collectivités et acteurs économiques

Amélioration continue et appui à la direction

• Porter des projets d’amélioration des processus des services : simplification, fiabilisation des circuits, dématérialisation, partage de l’information et amélioration du service rendu
• Formaliser les procédures, référentiels et outils de suivi relevant des affaires générales ; s’assurer de leur appropriation par les équipes
• Animer la coordination entre les pôles ressources et les services opérationnels, prioriser les actions et suivre leur avancement
• Apporter à la DGA une expertise de référence sur les fonctions ressources, préparer les notes de décision et signaler les risques, arbitrages et opportunités

Pilotage financier et budgétaire

• Élaborer, en lien avec la direction et les services, les documents budgétaires du syndicat : budget primitif, décisions modificatives, compte financier et annexes
• Construire la programmation budgétaire pluriannuelle, consolider les besoins des services et proposer les arbitrages nécessaires
• Assurer le suivi de l’exécution budgétaire et de la trésorerie : engagements, mandats, recettes, restes à réaliser, échéancier et alertes
• Produire des tableaux de bord fiables et réguliers à destination de la DGA et de la direction générale afin d’éclairer la décision
• Veiller à la qualité des procédures financières et à la bonne articulation avec le comptable public et les partenaires institutionnels

Financement des projets et recouvrement des subventions

• Définir et piloter la stratégie de financement des projets du syndicat, en identifiant les dispositifs existants et les nouvelles opportunités auprès des financeurs publics, institutionnels et partenaires concernés
• Participer au montage des projets dès leur conception afin d’intégrer un plan de financement réaliste, d’optimiser le recours aux subventions et de contribuer à l’équilibre budgétaire du syndicat
• Constituer, sécuriser et défendre les dossiers de demande de subvention ; organiser le calendrier des appels à projets, dépôts, notifications et échéances
• Assurer le recouvrement effectif des subventions notifiées : suivi des conventions, demandes d’avances et d’acomptes, appels de fonds, transmission des pièces justificatives, relances et résolution des blocages avec les financeurs
• Tenir un tableau de bord exhaustif des financements : financeur, projet, montant demandé et notifié, taux de financement, recettes encaissées, solde à recouvrer, échéances, pièces attendues et niveau de risque
• Contrôler la conformité des dépenses, préparer les bilans financiers et qualitatifs, alerter sans délai sur tout risque de perte de recette ou de non-conformité et fiabiliser les prévisions de recettes inscrites au budget

Ressources humaines et organisation

• Construire et suivre le budget RH, la masse salariale et les effectifs, en anticipant les évolutions de postes et les besoins de compétences
• Piloter, avec le pôle RH, les procédures de recrutement, de gestion administrative des agents, de formation, d’évaluation et de prévention des risques
• Mettre en place des outils de pilotage social et garantir la fiabilité des données RH transmises à la direction
• Accompagner la DGA dans la structuration des organisations, la formalisation des fiches de poste et l’amélioration des pratiques managériales

Systèmes d information et moyens généraux

• Organiser la gestion du parc informatique et téléphonique : inventaire, attribution, renouvellement, maintenance, sécurité des équipements et suivi des incidents
• Assurer le suivi des lignes téléphoniques, abonnements, licences logicielles et services numériques ; vérifier les consommations, coûts, échéances et besoins des utilisateurs
• Être l’interlocuteur opérationnel des prestataires, notamment Orange, et veiller au respect de leurs engagements de service
• Proposer une trajectoire d’équipement et de dématérialisation adaptée aux besoins des services et aux contraintes budgétaires

Contrats prestataires et partenariats

• Tenir et fiabiliser le registre des contrats et abonnements : objet, prestataire, montant, durée, clauses de révision, échéances de renouvellement ou de résiliation
• Préparer et suivre les consultations, renouvellements et échanges avec les prestataires, en lien avec les services concernés et les procédures applicables
• Évaluer la qualité des prestations, traiter les dysfonctionnements, négocier les évolutions nécessaires et rendre compte à la DGA
• Construire, renforcer et suivre les partenariats utiles à l’action du syndicat avec les institutionnels, opérateurs, collectivités et acteurs économiques

Amélioration continue et appui à la direction

• Porter des projets d’amélioration des processus des services : simplification, fiabilisation des circuits, dématérialisation, partage de l’information et amélioration du service rendu
• Formaliser les procédures, référentiels et outils de suivi relevant des affaires générales ; s’assurer de leur appropriation par les équipes
• Animer la coordination entre les pôles ressources et les services opérationnels, prioriser les actions et suivre leur avancement
• Apporter à la DGA une expertise de référence sur les fonctions ressources, préparer les notes de décision et signaler les risques, arbitrages et opportunités