Responsable du service événementiel — Mairie de Capbreton

Programmation

• Concevoir et coordonner la programmation événementielle annuelle (programmation estivale, Fête de la mer, concert du 15 août, festivités de Noël, cérémonies…), et la soumettre à la validation de la direction et des élus
• Rechercher, sélectionner et programmer les artistes, compagnies et animations ; négocier les conditions d’accueil et les contrats
• Veiller à la cohérence des événements avec les orientations politiques et territoriales
• Être force de proposition auprès des élus et de la direction

Préparation et coordination des manifestations

• Elaborer le calendrier annuel des événements du service et préparer des propositions de programmation à soumettre à la direction et aux élus
• Organiser les manifestations municipales : planning, déroulé, besoins, intervenants et suivi des échéances
• Prendre contact avec les artistes, associations et prestataires ; recueillir les propositions et préparer les éléments nécessaires aux décisions
• Coordonner les besoins avec le régisseur technique général, le service Logistique et les autres services concernés
• Suivre la préparation de la communication avec le service compétent

Organisation du service et encadrement de proximité

• Répartir les tâches, organiser les plannings et suivre l’avancement des dossiers de l’équipe
• Accompagner les agents, faciliter la circulation de l’information et signaler les difficultés à la DGAD
• Participer au suivi des congés, des besoins de renfort et aux entretiens professionnels selon les procédures RH

Suivi administratif et budgétaire

• Préparer les estimations financières des manifestations et suivre les dépenses dans les enveloppes validées
• Solliciter les devis et préparer les demandes d’achat, contrats, conventions et pièces administratives avec les services compétents
• Suivre les formalités liées aux spectacles et animations (contrats artistiques, droits d’auteur, etc.), avec l’appui des services ressources
• Tenir à jour les outils de suivi, calendriers et tableaux de bord ; contribuer aux bilans des événements

Coordination et présence sur le terrain

• Assurer le lien opérationnel avec les associations, partenaires et services municipaux
• Être présente lors des manifestations selon les nécessités de service, coordonner l’accueil et le déroulement général
• Veiller à la prise en compte des contraintes techniques et de sécurité signalées par les intervenants compétents ; transmettre les points nécessitant une décision ou une validation
• Participer à l’accompagnement des demandes de cirques et forains, en lien avec les services concernés