Assistant(e) de direction du pôle proximité — Mairie de Capbreton

*Relecture et contrôle des actes administratifs

• Contrôler les projets d’arrêtés et de décisions relevant du pôle : vérifier la forme (uniformisation), la cohérence, les références, les pièces et le respect des procédures applicables
• Organiser leur circuit de validation et de signature, puis suivre leur transmission, notification, publication et archivage selon les procédures en vigueur
• Solliciter le service compétent en cas de doute juridique et alerter la DGA en cas de difficulté
• Organisation et participation aux réunions de pôle
• Préparer les ordres du jour, réunir les contributions et organiser les réunions du pôle
• Rédiger des comptes rendus structurés, formaliser les décisions, les responsables et les échéances ; assurer leur diffusion après validation par la DGA et suivre les suites à donner

*Assistance de direction et organisation

• Organiser l’agenda de la DGA, les rendez-vous et les réunions ; préparer les dossiers et les éléments utiles aux échanges
• Hiérarchiser les sollicitations selon les priorités fixées et proposer les ajustements nécessaires

*Suivi des budgets

• Fournir à la DGA de manière périodique les tableaux de bords nécessaires au suivi budgétaire
• Collecter et vérifier les documents destinés aux réunions budgétaires annuelles dans le cadre de la préparation du BP
• Pourra être amenée à aider ponctuellement les directions dans la réalisation de certaines tâches (bon de commande, transfert de crédit)

*Suivi des plannings

• Centraliser les plannings de congés utiles au fonctionnement du pôle, en lien avec les responsables et les ressources humaines
• Signaler les difficultés de continuité de service à la DGA

Savoirs :

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, de leur organisation et des circuits de décision
• Connaissance des actes administratifs, notamment des arrêtés et décisions, de leurs règles de rédaction et de leur circuit de validation
• Connaissance des procédures administratives et des principes de suivi budgétaire, de commande publique

Savoir-faire :

• Maîtriser les outils bureautiques, collaboratifs et les logiciels métiers ; construire et actualiser des tableaux de suivi
• analyser et synthétiser les informations
• Suivre plusieurs dossiers, anticiper les échéances, gérer les priorités, repérer les difficultés et alerter la DGA
• Travailler en transversalité et assurer une circulation fiable de l’information

Savoir être :

• Rigueur, autonomie, sens de l’organisation et capacité d’adaptation
• Discrétion professionnelle, écoute, qualités relationnelles, esprit d’équipe