Gestionnaire cimetière et vie associative — Mairie de Soorts-Hossegor

Cimetière et funéraire (environ 50 %) :

Concessions :

• Instruire les demandes d'attribution, de renouvellement, de conversion et de reprise des concessions (ventes, renouvellements, reprises)
• Rédiger les actes de concession et les arrêtés. Suivre les échéances, relancer les concessionnaires et tenir à jour les dossiers des concessionnaires. Conduire les procédures de reprise des concessions échues ou en état d'abandon, avec la police municipale et les services techniques

Accueil des familles et relation aux usagers :

• Accueillir et renseigner, en personne et par téléphone, les familles en deuil et les usagers ; informer sur les démarches et les tarifs ; proposer les emplacements disponibles (concessions, columbarium, espace cinéraire)
• Assurer le lien entre les familles, les prestataires, les intervenants et la mairie. Recueillir les avis des familles sur les améliorations à apporter

Opérations funéraires :

• Instruire et délivrer les autorisations d'inhumation, d'exhumation, de dépôt d'urne et de dispersion des cendres
• Coordonner les opérateurs funéraires et les marbriers, et fixer les dates avec les services techniques

Travaux funéraires et marchés publics :

• Instruire les demandes d'autorisation de travaux (monuments, caveaux) en lien avec le service urbanisme
• Réceptionner, contrôler et valider les demandes de travaux des entreprises de marbrerie intervenant sur site
• Suivre les chantiers et signaler les non-conformités. Préparer, avec le service de la commande publique, les marchés nécessaires à la bonne marche de l'équipement

Registres, plan et litiges :

• Tenir le registre des concessions et des inhumations, le plan du cimetière et le fichier informatisé à l'aide du logiciel métier dédié
• Répertorier les litiges et les observations dans un registre dont le format est défini par l'agent. Garantir la fiabilité des données et l'archivage

Lien avec l'état civil :

• Articuler avec les agents de l'état civil les actes de décès, les autorisations liées au transport et à la mise en bière, et la cohérence des registres

Règlement, législation et veille juridique :

• Faire appliquer le règlement intérieur du cimetière et la législation funéraire. Assurer la veille juridique relative à la législation funéraire nationale

Courriers et réclamations :

• Rédiger, sous le contrôle de la responsable des affaires générales, les réponses aux courriers et aux réclamations des familles et des usagers

Tarifs et suivi budgétaire :

• Préparer, avec les finances, les propositions de tarifs et les délibérations correspondantes. Élaborer et appliquer le suivi budgétaire
• Engager les dépenses et les recettes de fonctionnement et d'investissement, et procéder au pré-mandatement des factures et aux éléments de facturation
• Mettre à jour et saisir les données financières à partir des tableaux de bord (recettes, concessions). Tenir un tableau de bord journalier et rendre compte régulièrement au responsable des finances et à son responsable direct

Redevances et régie :

• Gérer les différentes redevances funéraires, assurer le suivi de la régie d'avance et de recettes perçue pour les concessions, et gérer le compte DFT Net (voir section Régies)

Entretien du site :

• Signaler aux services techniques les besoins d'entretien et de remise en état

Vie associative, salles et polyvalence sports (environ 50 %)

Relation avec les associations :

• Accueillir, informer et orienter les associations ; tenir et mettre à jour l'annuaire,
• Centraliser les demandes (salles, matériel, subventions, manifestations) et en assurer le suivi,
• Préparer le forum des associations et le bilan annuel de la vie associative,
• Relayer l'information auprès de la communication

Salles associatives :

• Instruire les demandes d'occupation ; tenir le planning et arbitrer les conflits d'horaires avec le service
• Rédiger les conventions de mise à disposition ; faire appliquer le règlement intérieur
• Gérer les clés ou badges, les attestations d'assurance et les états des lieux
• Coordonner avec les services techniques le ménage, le mobilier et la maintenance

Locations de salles aux particuliers et aux organismes :

• Recevoir les demandes, vérifier les disponibilités, établir les contrats selon les tarifs votés
• Gérer les cautions, les états des lieux et la facturation ; relancer les impayés (voir Régies) en lien avec les différents services concernés

Subventions aux associations :

• Lancer la campagne annuelle, collecter les dossiers et vérifier les pièces
• Instruire administrativement avec les finances ; tenir le tableau de suivi ; préparer les projets de délibération
• Rédiger les conventions d'objectifs au-delà du seuil réglementaire ; suivre le contrat d'engagement républicain
• Suivre les bilans et les justificatifs d'emploi ; valoriser les avantages en nature (salles, matériel)

Calendrier des manifestations :

• Centraliser le calendrier des manifestations associatives et le coordonner avec le service culture, événementiel et animation

Polyvalence sports :

• Appuyer l'agent chargé des associations sportives : suivi des demandes, planning des équipements, accueil en cas d'absence

Pilotage :

• Produire chaque année un tableau de bord : nombre d'associations, taux d'occupation des salles, subventions versées

Régie :

• Encaisser les produits (concessions, taxes et redevances du cimetière, locations de salles, cautions) et délivrer les justificatifs
• Tenir la comptabilité de la régie, établir les justificatifs et verser les fonds au comptable aux dates fixées
• Respecter les plafonds d'encaisse et de sécurité des fonds, et rendre compte aux contrôles du comptable public
• Assumer la responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur, avec l'indemnité correspondante
• Former ou suppléer un mandataire en cas d'absence
• Relations, compétences et conditions d'exercice

Savoirs et savoir-faire :

Connaissance du cadre juridique des opérations funéraires, des concessions et de la police des cimetières,

Connaissance du régime des subventions et des mises à disposition de locaux aux associations,

Savoir rédiger des actes, conventions, arrêtés et projets de délibération,

Maîtrise d’une régie de recettes,

Maitrise des outils bureautiques et métier (logiciel de gestion du cimetière, planning de réservation).

Sens de l’organisation, notamment pour un travail entre deux volets et gestion des pics d'activité.

Savoir-être :

Écoute et tact auprès de familles endeuillées,

Sens du service,

Neutralité à l'égard des associations,

Rigueur,

Discrétion,

Autonomie,

Esprit d'équipe.

Particularités du poste :

Temps complet et selon le cycle fixé par la collectivité.

Permis B exigé, déplacements ponctuels au cimetière et dans les salles.

Disponibilité ; une présence exceptionnelle peut être demandée lors d'une manifestation ou d'un temps fort.

Travail qui nécessite d’être en contact direct avec les élus, les associations, les entreprises et tous les services de la commune et des administrés.