Responsable de la production évènementielle — Mairie de Soorts-Hossegor

Soorts-Hossegor est une station balnéaire des Landes, entre océan et lac marin. Elle vit au rythme des saisons. Les événements font partie de l'identité de la station.

La Commune de Soorts-Hossegor recherche un(e) Responsable de la production évènementielle, sous l'autorité du Directeur Général des Services. L’agent qui portera ses événements ; fêtes, rendez-vous culturels, manifestations sportives et animations de la saison.

Vous êtes rattaché au service Culture, Evénementiel et Animation en assure la production ; une organisation où le rôle de chacun est défini.

Vous êtes le point d'entrée unique de chaque événement de la commune. Vous devrez porter le projet, le budget et le calendrier. Vous travaillez en lien direct avec les élus en charge de la culture et de l'événementiel, de la vie associative et du sport, ainsi qu’en lien avec les services chargés de la réglementation, de la sécurité et de la logistique, qui garantissent le bon déroulement de chaque manifestation.

Conception et programmation :

• Proposer, avec les élus et les services concernés, le calendrier annuel des événements de la station, en saison et hors saison
• Rédiger pour chaque événement un cahier des charges ; objectifs, public, format, site, partenaires, et budget
• Construire la programmation avec les élus en charge de la culture et de l'événementiel, de la vie associative et du sport, puis la présenter au Maire pour validation

Pilotage de la production :

• Établir et tenir le rétroplanning de chaque événement
• Réunir en amont la réglementation et la sécurité, la logistique et les services concernés, puis tenir le document de suivi partagé
• Transmettre aux deux autres fonctions, dans les délais, les informations dont elles ont besoin : format, parcours, public attendu, besoins techniques
• Coordonner les prestataires, artistes et intervenants, avec la commande publique pour les contrats et les commandes
• Assurer la coordination sur site, le jour de l'événement et relayer les décisions

Suivi du budget :

• Préparer le budget prévisionnel de chaque événement : dépenses, recettes, heures d'agents
• Suivre son exécution avec les finances et la commande publique
• Fournir à la commande publique les éléments utiles à la recherche de subventions et de partenaires financiers

Animation des partenariats et de la communication :

• Rester l'interlocuteur des associations, de l'office de tourisme, de la MACS et des opérateurs privés sur les événements de la commune
• Construire avec le service communication le plan de communication de chaque événement
• Informer les riverains et les commerçants concernés

Évaluation et bilan :

• Dresser un bilan après chaque événement ; fréquentation, coût, incidents, et retours des partenaires
• Organiser un retour d'expérience avec les deux autres fonctions et en tirer des ajustements de méthode
• Alimenter la note vivante du service et rendre compte au directeur général des services et aux élus référents
• Contribuer, avec le pôle sécurité, cadre de vie et les services techniques, à l'élaboration du guide de l'organisateur d'événements et du règlement interne de l'activité événementielle, puis les diffuser et les faire appliquer

De Formation niveau bac + 2 à bac + 3 en gestion de projet événementiel, culture, animation ou administration territoriale, ou expérience équivalente.

Expérience confirmée de production ou d'organisation d'événements, en collectivité, en office de tourisme, en association ou en entreprise.

Formation est possible à la prise de poste.

Savoirs :

Connaissance du fonctionnement d'une commune ; élus, services, budget, et marchés publics.

Connaissance du cadre réglementaire des manifestations sur l'espace public ; autorisations, sécurité, établissements recevant du public.

Maîtrise de la gestion budgétaire d'un projet ; prévisionnel, suivi, et bilan.

Savoir-faire :

Maîtrise dans la conduite de plusieurs projets en parallèle, avec un rétroplanning et des jalons,

Savoir rédiger des cahiers des charges, des notes et des bilans,

Savoir coordonner des interlocuteurs de statuts différents sans lien hiérarchique,

Connaissance des outils bureautiques Microsoft 365.

Fédérer autour d’un projet,

Avoir un regard pratique et esthétique sur les évènements,

Savoir animer et tenir une réunion,

Communiquer et adapter la formulation des propositions selon l’interlocuteur,

Savoir être :

Sens du travail en transversalité ; savoir demander, relancer, et rendre compte.

Rigueur,

Réactivité,

Autonomie et prise d'initiative,

Capacité d’écoute,

Sens de l’organisation,

Adaptabilité,

Être force de proposition,

Savoir garder son calme en situation d'urgence,

Aisance relationnelle avec les élus, les partenaires et le public,

Disponibilité sur les temps de l'événement.

Particularités du poste :

Temps complet, et cycle annualisé,

Activité concentrée sur la saison estivale et les week-ends d'événements ; Travail en soirée, le week-end et les jours fériés selon le calendrier des événements. (dans le respect de la règlementation en vigueur),

Permis B exigé, déplacements réguliers sur le territoire communal (sur les sites des manifestations),

Possibilité d’astreintes de décision,

Travail qui nécessite d’être en contact direct avec les élus, les organisateurs privés d’évènements (associations, sociétés…) et tous les services de la commune et des administrés.