Responsable secrétariat général et de l'accueil — Mairie des Mées

Fonctions

Sous la responsabilité du directeur général des services, organise le secrétariat général et assure le suivi administratif des assemblées, des actes et du courrier. Encadre l’agent d’accueil et contribue à la qualité et à la continuité du service au public. Les activités d’accueil et de gestion administrative actuelles sont conservées en soutien et en suppléance.

Conditions d’exercice

Travail en bureau, contraintes ponctuelles liées à l’accueil, dans le respect du temps de travail. Respect des obligations de neutralité, de confidentialité et de protection des données.

Autonomie dans l’organisation des activités selon les priorités du DGS. Responsabilité du suivi des échéances, de la traçabilité et de l’alerte en cas d’anomalie. Les services restent chargés du contenu technique de leurs dossiers ; le DGS valide les projets et arbitre les difficultés.

Le poste comporte des permanences occasionnelles pour la célébration des mariages le samedi et des déplacements occasionnels dans le cadre des missions de DRM. Le télétravail est possible. Un bureau individuel peut être utilisé, au besoin, pour assurer les missions d’analyse de dossiers.

Relations fonctionnelles

Relations régulières avec le DGS, les élus, l’ensemble des services, les interlocuteurs du contrôle de légalité et les usagers. Autorité hiérarchique directe sur l’agent d’accueil et coordination fonctionnelle avec les autres services. Dans le cadre de ses missions, entretient également des relations avec les notaires pour la délivrance de copies d’actes d’état civil, les entreprises de pompes funèbres, les EHPAD, les autres collectivités territoriales et les institutions diverses (INSEE, ANTS, CERT…), ainsi qu’avec les établissements scolaires et les associations.

Missions

• Organiser et encadrer l’accueil, accompagner la montée en compétences de l’agent sous son autorité et assurer son évaluation professionnelle
• Préparer et suivre les conseils municipaux, en veillant à la complétude des dossiers et au respect des échéances
• Fiabiliser le circuit des délibérations, arrêtés et décisions, leur transmission, leur publicité et leur conservation
• Organiser le traitement du courrier et la circulation de l’information entre la direction, les élus et les services
• Assurer le soutien et la suppléance de l’accueil pour garantir la continuité du service

Activités techniques spécifiques au métier

Encadrement et organisation de l’accueil :

• Répartir le travail, fixer les priorités, suivre les dossiers et organiser les remplacements avec le DGS
• Former et accompagner l’agent d’accueil, identifier ses besoins de formation et actualiser les procédures
• Conduire son entretien professionnel annuel en qualité de supérieur hiérarchique direct, établir et signer le compte rendu, fixer les objectifs et suivre leur réalisation
• Contrôle de la qualité et de la bonne exécution des missions
• Transmission des consignes et accompagnement dans la prise en main des procédures

Préparation et suivi du conseil municipal :

• Établir le calendrier, recueillir les projets et annexes auprès des services, préparer les dossiers, notes de synthèse et convocations, sous la validation et avec le concours du DGS
• Mettre en forme les délibérations et vérifier les références, mentions et pièces nécessaires ; signaler les difficultés juridiques au DGS
• A posteriori du conseil municipal, assister le secrétaire de séance désigné par le conseil dans la préparation du procès-verbal
• Suivre la signature, la numérotation, l’enregistrement et les transmissions obligatoires ; vérifier les publications ou notifications, conserver les justificatifs et diffuser les actes aux services concernés
• S’assurer du suivi de la publicité de la liste des délibérations examinées et du procès-verbal dans les délais applicables

Suivi des arrêtés, décisions et courriers :

• Centraliser l’enregistrement et la numérotation des actes, tenir les chronos et registres et suivre les circuits de signature
• Effectuer les vérifications réglementaires de premier niveau à partir des procédures validées ; suivre les transmissions obligatoires au contrôle de légalité et les formalités de publicité ou de notification
• Préparer le relevé des décisions prises par délégation pour permettre au maire d’en rendre compte au conseil municipal
• Organiser l’enregistrement, le visa et la distribution du courrier ; suivre les réponses attendues, relancer les services et alerter le DGS des urgences ou retards
• Assurer le classement et l’archivage, dans le respect des règles de conservation, de confidentialité et d’accès aux documents

Soutien et suppléance de l’agent d’accueil :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, l’information et l’orientation du public
• Traiter les demandes de cartes d’identité et de passeports au dispositif de recueil, selon les habilitations détenues
• Assurer le traitement administratif de l’état civil : reconnaissances, naissances, mariages et décès, dans les limites des attributions et délégations applicables
• Suivre les dossiers de cimetières et concessions, de débits de boissons et de meublés de tourisme relevant de la commune
• Légalisation de signatures
• Tenue et mise à jour des registres d'état civil, notamment par l'apposition de mentions marginales
• Rédaction, transmission et suivi des avis de mention
• Réception et instruction des demandes de recensement citoyen

Affaires scolaires, en soutien et en suppléance de l’accueil :

• Accueil et renseignement des familles
• Gestion des inscriptions scolaires

Ces interventions concernent les absences, les surcroîts d’activité et les situations nécessitant un appui. Des plages dédiées au secrétariat général sont organisées avec le DGS.