Secrétaire de Direction – Clous de Pau et des Pays de l'Adour (H/F) — CROUS Bordeaux

Le poste est rattaché au Clous de Pau et des Pays de l’Adour, qui contribue à la mise en œuvre des missions du Crous en matière de logement, restauration, bourses, accompagnement des étudiants et vie de campus.

Votre mission

Rattaché(e) à la Directrice du Clous, vous assurez le secrétariat de direction et contribuez au bon fonctionnement administratif, organisationnel et institutionnel de l’établissement.

Véritable interface entre la Direction, les services du Crous et les partenaires institutionnels, vous exercez des missions polyvalentes nécessitant organisation, réactivité, discrétion et qualités relationnelles.

Vos principales activités

Assurer le secrétariat de direction

gestion de la boîte mail et de l’agenda de la Directrice ;

accueil physique et téléphonique ;

rédaction et mise en forme de courriers, notes et documents administratifs ;

diffusion des informations de la Direction ;

classement et archivage ;

organisation des déplacements professionnels et suivi des frais.

Assurer le suivi administratif de l’activité

mise à jour des documents internes, annuaires, calendriers et listes de contacts ;

suivi de dossiers portés par la Direction, notamment dans le cadre du dialogue de gestion ;

organisation des entretiens professionnels et de recrutement ;

gestion administrative, matérielle et financière via les outils dédiés, notamment ORION NG ;

travail en lien étroit avec les services du Crous et le secrétariat de direction de l’établissement.

Participer aux instances et réunions

préparation des réunions et des CODIR ;

prise de notes et rédaction des comptes rendus et procès-verbaux ;

suivi des actions et dossiers relevant de la Direction.

Organiser les relations et événements institutionnels

Vous contribuez à l’organisation des rencontres avec la Direction générale du Crous, les représentants académiques et universitaires, l’UPPA ainsi que les élus et collectivités du territoire.

Vous participez également à l’organisation des cérémonies, inaugurations, visites, vœux, séminaires, événements internes et actions liées au jumelage Seezeit.

Participer aux actions de communication et événements étudiants

Vous contribuez à la préparation logistique des événements et prises de parole : supports, kakémonos, matériel, photographies, etc.

Vous participez à l’organisation des salons et temps forts étudiants (3, 2, 1 Pau, Campulsations, Infosup Landes, journées portes ouvertes, rentrée et accueil des étudiants), en assurant la coordination des équipes, des stands et du matériel.

Participer à la gestion de situations particulières

Vous pouvez être amené(e) à participer à la cellule de crise du Clous : tenue de la main courante, suivi de la cellule, comptes rendus, mise à jour des documents et gestion de la valise de crise.

Vous participez également à l’organisation des élections professionnelles.

Missions de référent(e)

Vous assurez les fonctions de référent(e) Services Publics + du Clous de Pau et de référent(e) « Angela

Le profil que nous recherchons

Vous disposez d'une formation ou d'une expérience professionnelle vous ayant permis d'acquérir de solides compétences en secrétariat, assistance de direction ou gestion administrative.

Vous êtes à l'aise dans un environnement nécessitant de gérer simultanément plusieurs dossiers, interlocuteurs et échéances.

Vos compétences

Vous maîtrisez notamment :

les techniques d'accueil téléphonique et d'accueil du public ;

les outils et technologies de communication et de gestion : messagerie électronique, Internet, Intranet, outils de visioconférence, etc. ;

les outils bureautiques, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook ;

la rédaction et la mise en forme de documents administratifs ;

l'expression écrite et orale ;

les techniques de communication et de relation avec des interlocuteurs variés.

Votre aisance relationnelle vous permet d'échanger efficacement avec de nombreux partenaires : services internes, institutions, collectivités territoriales, associations étudiantes et autres interlocuteurs.

De bonnes qualités rédactionnelles sont indispensables pour réussir dans ce poste.

Vos qualités

Vous êtes reconnu(e) pour :

votre discrétion et votre respect de la confidentialité ;

votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer les priorités ;

votre polyvalence ;

votre réactivité ;

votre sens de l'écoute et de la communication ;

votre maîtrise de soi et votre capacité à gérer les situations de tension ;

votre capacité à travailler avec des interlocuteurs variés ;

votre autonomie tout en sachant travailler en équipe.