Secrétaire du Maire, de la DG et des élus — Mairie d'Étoile-sur-Rhône

SERVICE COURRIER :

• Gestion du courrier entrant de la collectivité (postal et dématérialisé) :

o enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitement

• Prise des notes, Rédaction et envoi du courrier de la DG
• Classement et archivage
• Gestion et actualisation de bases d'informations, et fichiers adresses
• Rédaction de documents administratifs, comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Rédaction de courriers pour les élus

CONSEIL MUNICIPAL :

• Envoi des convocations, en lien avec la DG et le chef du service Juridique et Foncier
• Edition des dossiers de séance à la demande des élus
• Rédaction et envoi des courriers pour diffusion des délibérations / suivi d’exécution (signature des conventions, actes…)

GESTION DES CEREMONIES PATRIOTIQUES ET RECEPTIONS DIVERSES :

• Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès…)
• Invitation et organisation des événements :

o Rdv et réceptions du maire

o Cérémonies patriotiques et officielles

• Gestion de la réserve « convivialité » avec réapprovisionnement en fonction des manifestations
• Participation à l’organisation des vœux à la population

COMPETENCES PROFESSIONNELLES REQUISES – SAVOIRS-FAIRE (peuvent être acquises et développées par la

formation et l’expérience professionnelles) :

• Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires
• Notions sur les missions de service public, et sur l’organisation et le fonctionnement des collectivités locales
• Bonnes connaissances de l’organisation de la collectivité, de ses compétences, de son territoire et de son patrimoine
• Pratique des techniques de secrétariat et classement de documents
• Techniques d’accueil (prise des messages, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques)
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations

COMPETENCES COMPORTEMENTALES REQUISES – SAVOIRS-ETRE (qualités attendues sur le poste) :

• Qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les élus)
• Qualités rédactionnelles (bonne maitrise de l’orthographe)
• Avoir le sens de l’organisation et du service public (déontologie et discrétion)
• Aptitude au travail en équipe
• Savoir veiller à la qualité des services et des processus administratifs
• Rigueur et discrétion
• Capacité d’écoute (pratique de l’écoute active)