Secrétaire général/e adjoint/e du site de Châlons-en-Champagne — DRAC Grand Est

1) Finances.

Il/elle participe, à la demande du secrétaire général de la DRAC Grand Est, à la transmission des informations nécessaires à la rédaction des BOP en liaison avec les services métiers et les pôles.

Il/elle participe au compte-rendu de gestion ainsi qu’à la campagne des travaux de fin de gestion.

Il/elle veille au bon fonctionnement de la chaîne de la dépense et assure les missions de contrôle interne budgétaire et comptable sur son site en conformité avec le plan défini en concertation avec la responsable financière du Grand Est, dont le suivi des contrôles à mettre en place, au niveau du secrétariat général.

Il/elle participe à la politique de qualité comptable ainsi qu’au processus de dématérialisation du Système d’Information Financière.

Il/elle s’assure du bon fonctionnement de Chorus-Dt, de la bonne alimentation de Chorus-Refx via un échange avec les services locaux des domaines et de la bonne tenue des inventaires du secrétariat général pour le site de Châlons-en-Champagne et les quatre UDAP.

2) Logistique-informatique (pour le site de Châlons-en-Champagne et les quatre UDAP).

Il/elle dirige une cellule logistique, composée de 2 agents placés sous son autorité hiérarchique. Celle-ci permet d’assurer au quotidien l’évaluation des besoins des services logés sur le site, la gestion des moyens matériels et la gestion du parc de véhicules, la gestion des petits équipements, la gestion des frais de déplacement concernant les agents du pôle patrimoines.

Il/elle élabore, en liaison avec le directeur régional adjoint délégué et les services du site de Châlons-en-Champagne et des quatre UDAP, les propositions d’acquisition de biens et de services nécessaires au fonctionnement courant de ces sites. De la même façon, il/elle a en charge d’en préciser les besoins dans le cadre des marchés mutualisés de niveau national ou régional. Dans le respect du cadre régional géré par le secrétaire général au niveau des services du SGARE, le/la titulaire du poste fait part des besoins du site et assure le suivi des réalisations en lien avec les services de niveau préfectoraux et départementaux concernés par le périmètre de son site.

Il/elle participe à la définition et à la réalisation des objectifs du plan d’achat notamment en terme écoenvironnemental.

Il/elle veille à la qualité de l’accueil physique et téléphonique du site.

Il/elle gère la politique d’affectation des locaux concernant le site et les quatre UDAP, sous la responsabilité du secrétaire général. Sous le contrôle préalable du secrétaire général, il/elle gère l’ensemble des sujets et relations relatifs aux implantations immobilières dont il/elle a la charge « préfectures, sous-préfectures, DDT, RPIE…) et a à charge la bonne tenue des outils de suivi immobilier OFSI et RT. Il/elle peut être chargé/e à la demande du secrétaire général de représenter la direction en tant que de besoin aux réunions organisées par les acteurs.

Sous l’autorité hiérarchique du secrétaire général basé à Strasbourg, le/la secrétaire général/e adjoint/e coordonne la mise en œuvre des fonctions supports du site de Châlons-en-Champagne et des 4 unités départementales de l’architecture et du patrimoine qui y sont rattachées, installées dans les Ardennes, l’Aube, la Marne et la Haute-Marne, correspondant à une communauté de travail de 87 agents.

A ce titre, il/elle supervise l’exécution financière des budgets opérationnels de programmes ministériels et interministériels en faveur de ces 4 départements, en veillant à la bonne application de la réglementation relative aux marchés publics. De même, il/elle accompagne les services pour les dépenses d’intervention.

Il/Elle programme et suit la gestion patrimoniale du site multi-occupants de Châlons-en-Champagne et s’assure de la satisfaction des besoins logistiques et informatiques.

Responsable du site multi-occupants de Châlons-en-Champagne, il/elle est garant/e du bon fonctionnement, de la sécurité et de la maintenance des locaux.

Il/Elle encadre et anime une équipe de 7 collaborateurs.

Par ailleurs, il/elle travaille en lien avec 2 agentes chargées des ressources humaines de proximité, placées sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale adjointe chargée des RH.

Environnement professionnel :

Sur le site de Châlons-en-Champagne, le secrétariat général est constitué par un ou une secrétaire général/e adjoint/e et de 7 agents, répartis au sein de deux cellules (4 agents en cellule financière, 2 logistiques, 1 responsable informatique) auxquelles s’ajoutent en termes d’échanges professionnels les 2 RH de proximité.

Dans le cadre des orientations fixées par le secrétaire général de la DRAC Grand Est, ce service gère les moyens de fonctionnement du site de Châlons-en-Champagne et des UDAP qui en dépendent.

Relations hiérarchiques : Le/la titulaire du poste est placé/e sous l’autorité directe du secrétaire général de la DRAC Grand Est. Il /elle est le/la responsable hiérarchique des agents effectuant des fonctions financières et logistiques sur le site de Châlons-en-Champagne.

Relations fonctionnelles :

En interne : avec le Directeur régional adjoint délégué chargé des patrimoines et de l’architecture du site de Châlons-en-Champagne ainsi qu’avec l’ensemble des agents du site de Châlons-en-Champagne et des quatre UDAP.

En externe : avec l’ensemble des services déconcentrés et notamment les préfectures de département.