Secrétaire général(e) de la direction générale des services — Université Reims-Champagne-Ardenne

Auprès du Directeur général des services (DGS) et des Directeurs généraux adjoints des services (DGSA), le/la Secrétaire général(e) de la DGS assure la coordination, l’instruction et le suivi des dossiers stratégiques et transversaux de la direction générale. Il/elle contribue à la préparation des arbitrages, au suivi de la mise en œuvre des décisions et à la conduite des projets de transformation de l’établissement. Il/elle assure également le management du secrétariat général.

1. Diriger et organiser le secrétariat général de la DGS

Définir, avec le DGS et les DGSA, les priorités de travail et organiser leur mise en œuvre.

Répartir et superviser les dossiers au sein de l’équipe, assurer le management et la continuité de service.

2. Instruire les affaires de la direction générale et préparer la décision

Centraliser, qualifier et prioriser les saisines adressées au DGS et aux DGSA.

Organiser l’instruction des dossiers transversaux en mobilisant les expertises concernées.

Produire ou superviser les notes de synthèse, d’arbitrage et éléments d’aide à la décision.

Préparer les réunions, comités de pilotage et temps d’arbitrage et assurer le suivi des décisions.

Prendre en charge les dossiers sensibles, urgents ou atypiques confiés par le DGS.

3. Coordonner la mise en œuvre des décisions

Assurer le suivi des décisions, engagements et actions de la direction générale et alerter sur les difficultés ou retards.

Organiser la coordination entre directions, composantes, services et partenaires sur les dossiers transversaux.

Préparer les arbitrages nécessaires et suivre leur mise en œuvre.

4. Conduire les transformations et suivre les projets stratégiques

Traduire les orientations de la gouvernance en feuilles de route, jalons et résultats attendus.

Piloter les projets de transformation transversaux confiés par le DGS.

Superviser le suivi des projets stratégiques et structurants, en identifiant les risques, interdépendances et besoins d’arbitrage.

Veiller à l’accompagnement du changement et à la mobilisation des acteurs.

S’appuyer sur les données et outils de pilotage produits par la DIPAC.

5. Assurer une fonction d’alerte et d’anticipation

Assurer un reporting régulier au DGS et aux DGSA sur les dossiers majeurs.

Identifier les risques et besoins d’arbitrage et solliciter les expertises nécessaires.

Contribuer à la veille institutionnelle, organisationnelle et réglementaire.

Participer, à la demande du DGS, à la gestion des situations exceptionnelles ou de crise.

Savoirs

Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Connaissance de l’administration publique et des processus de décision.

Culture générale des principaux domaines de gestion d’un établissement public : RH, finances, juridique, achats, immobilier, numérique et organisation.

Maîtrise des principes de conduite de projet, de conduite du changement et de management transversal.

Savoir-faire

Analyser et synthétiser des dossiers complexes, identifier les enjeux et formuler des propositions d’aide à la décision.

Coordonner des acteurs et des projets transversaux dans un environnement complexe.

Manager une équipe, organiser les priorités et garantir la continuité de service.

Piloter des projets de transformation, assurer leur suivi et produire un reporting adapté.

Préparer et conduire des réunions, faciliter les arbitrages et gérer les situations de désaccord.

Savoir-être

Discrétion, loyauté institutionnelle, sens du service public et capacité de discernement.

Leadership, diplomatie, écoute et capacité à fédérer.

Rigueur, fiabilité, réactivité et sens des priorités.

Esprit d’initiative, capacité d’alerte et force de proposition.

Aisance relationnelle et capacité à évoluer avec des interlocuteurs de haut niveau.