SPP / Secrétariat particulier et chargé(e) de gestion comptable — Prefecture du Doubs

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Assistant du sous-préfet :

Assurer le secrétariat de la sous-préfète et du secrétaire général ainsi que l’accueil téléphonique et physique de leurs interlocuteurs ;

Gérer l’agenda de la sous-préfète : validation des demandes de rendez-vous et gestion des réponses aux interlocuteurs, prise de contact avec les différents interlocuteurs, organisation des réunions à l’initiative de la sous-préfète ;

Coordonner la préparation des dossiers en lien avec les cadres de la sous-préfecture et les autres services de l’État, et le cas échéant, participer à leur élaboration (recherches internet) ;

Traiter le courrier de la sous-préfète et assurer la mise en forme des dossiers et des lettres.

Gestion budgétaire et comptable :

Contribuer à la préparation du budget de la sous-préfecture, assurer le suivi de ce budget, en lien avec le secrétaire général, ainsi que ceux de la résidence et des frais de représentation de la sous-préfète ;

Effectuer l’engagement des commandes de fournitures en liaison avec la plate-forme régionale CHORUS, réceptionner les colis ;

Assurer le suivi des crédits de paiement.

Logistique :

Assurer quotidiennement le traitement du courrier (tri, expédition) ;

Établir et assurer le suivi des ordres de mission des agents de la sous-préfecture ;

Suppléance : prendre en charge les aspects logistiques en l’absence de l’agent technique (accueil des entreprises).

Votre environnement professionnel :

Activités du service

La sous-préfète est le représentante de l’État dans l’arrondissement.

La sous-préfecture travaille en lien étroit avec les services de l’État dans le département, en premier lieu les services préfectoraux à Besançon, mais aussi les directions départementales interministérielles.

Au niveau de l’arrondissement, la sous-préfecture entretient des relations régulières avec de nombreux interlocuteurs, élus, administrations des collectivités, forces de sécurité, entreprises, association. L’assistant du sous-préfet se situe au cœur de ces nombreuses interactions ; il assure le rôle essentiel de coordination et d’organisation de l’emploi du temps de la sous-préfète.

Composition et effectifs du service

La sous-préfecture de Pontarlier est constituée de deux bureaux : le bureau des collectivités locales, et le bureau de la réglementation et de la cohésion sociale, qui contribuent à décliner les politiques publiques ;

la sous-préfecture compte 13 agents, dont 2 A et un agent technique.

Liaisons hiérarchiques

La sous-préfète et le secrétaire général

Liaisons fonctionnelles

Préfecture, collectivités territoriales, services de l’État, acteurs de la vie publique et économique