Un assistant de Direction (F/H) — Mairie de Tours

Assistance de la direction petite enfance :

• Assistance de la directrice et de la direction,
• Recevoir, filtrer et réorienter les différentes demandes, analyser leur caractère d’urgence ou d’importance,
• Gestion et suivi du courrier de la direction dans les applications métiers (Maarch, Xbus),
• Organisation et planification des réunions avec des intervenants externes et/ou internes, préparation des supports et synthèse des dossiers,
• Saisie et diffusion de comptes rendus,
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs,
• Suivi des projets et activités de la direction,
• Respect et suivi des procédures et des échéances,
• Relation étroite avec les autres directions et services municipaux, la Direction Générale, le sécrétariat des élus, les élus, les associations locales, organismes et partenaires extérieurs

Gestion des demandes de stages et des séances d’analyses de la pratique des professionnels :

• Organisation et coordination de la mise en place des analyses de la pratique (organisation des groupes de professionnels, réservation des salles, suivi des présences, etc.),
• Gestion des demandes de stages : réception, coordination et réponse aux candidats en lien avec les directions d’EAJE et la direction des ressources humaines, interface avec les écoles pour optimiser le circuit des candidatures des stagiaires, bilan et statistiques

Gestion des incidents bâtimentaires :

• Réception des demandes et interface avec les directions supports concernées pour un traitement de la problématique

Gestion administrative des EAJE (Établissement d'Accueil du Jeune Enfant) en lien avec la PMI (Protection maternelle et infantile) :

• Suivi des demandes d’autorisation d’ouverture et de leur renouvellement,
• Envoi des documents administratifs nécessaires

Suivi des accidents d’enfants :

• Suivi et traitement des déclarations d’accidents d’enfants dans Esabora

La fiche de poste ne décrit pas les activités de façon exhaustive. L’obligation de continuité de service public peut amener à confier à l’agent des activités occasionnelles complémentaires, en lien avec ses compétences professionnelles.

Compétences et aptitudes :

• Accueil et gestion administrative d’une direction,
• Autonomie et prise d’initiatives,
• Force de proposition et réactivité,
• Grande discrétion et devoir de réserve,
• Prioriser, alerter et savoir rendre compte,
• Forte capacité à s’organiser et à travailler en transversalité,
• Instruction de dossiers et application de procédures,
• Capacités rédactionnelles,
• Capacité d’adaptation et d’écoute,
• Techniques et outils de planification et de programmation,
• Techniques et outil de communication,
• Qualités relationnelles et le sens du travail en équipe,
• Appétence pour les outils bureautiques (Word, excel, outlook, Powerpoint, …) et collaboratifs et prise en main rapide de nouveaux outils,
• La connaissance de l’environnement territorial serait un plus

Éléments de rémunération :

• Traitement brut indiciaire du cadre d’emploi : 1 836,20 € à 2 914,29 € brut mensuel, selon expérience et profil,
• RIFSEEP (prime mensuelle) : de 410 à 490 € brut, selon expérience et profil,
• Eventuelles indemnités et primes liées aux sujétions du poste et aux conditions d’exercice

De plus, nous rejoindre, c’est bénéficier des avantages suivants :

• Prise en charge à 75% des frais de trajet domicile-travail (abonnement transport en commun uniquement),
• Forfait mobilité durable,
• Avantages Comité des Œuvres Sociales,
• Restaurant municipal sur place