Un Assistant ou une Assistante de DGA Réf. 964-26 — Région Île-de-France

Employeur de premier plan avec près de 10 000 agents, la Région Île-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique…

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint-Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration…

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

> Définition de la mission

Vous êtes le point de pivot du DGA du pôle Développement Économique, Formation et Innovation (DEFI) et de ses adjoints dans l'organisation de leur activité au quotidien (tenue de l'agenda, préparation des dossiers, organisation des déplacements). Vous assurez également la préparation des réunions et des instances et contribuez à des missions transversales. Vous êtes positionné au plus près des décisions avec une vision d’ensemble sur les politiques publiques du pôle.

Piloter les agendas du Directeur général adjoint ou de la Directrice générale adjointe (DGA) et de ses adjoints

Vous gérez des agendas denses et évolutifs, arbitrez les priorités, anticipez les conflits de calendrier et organisez les déplacements.

Vous gérez et hiérarchisez les flux d’informations entrants : courriers, courriels et demandes diverses. Vous assurez un premier niveau de traitement et orientez les sollicitations vers les directions compétentes du Pôle Développement économique, formation et innovation (DEFI), en cohérence avec ses priorités.

Vous assurez une coordination quotidienne avec les assistantes des DGA des autres pôles de la collectivité, les assistantes des vice-présidents et les partenaires.

Préparer les rendez-vous, les réunions de pilotage et les instances

Vous constituez et actualisez les dossiers de séance pour chaque réunion : notes de synthèse, dossiers thématiques et éléments de langage.

Vous préparez les rendez-vous avec les partenaires extérieurs : chefs d’entreprise, représentants consulaires, services de l’État et organismes de formation.

Vous organisez les comités de direction (CODIR) et les instances internes : convocations, ordres du jour, logistique, rédaction et diffusion des relevés de décisions.

Vous assurez le suivi des décisions prises et relancez les services pour obtenir les livrables attendus.

Assurer la gestion documentaire du pôle et la sécurisation de l’information

Vous contrôlez la qualité des parapheurs et des courriers avant signature.

Vous assurez le classement, la répartition et la gestion des courriers entrants et sortants, au format papier comme dans Elise.

Vous organisez les circuits de validation et de signature des notes, courriers et délibérations.

Vous rédigez des courriers, comptes rendus et éléments de réponse, soumis à la validation de la DGA.

Vous garantissez la confidentialité et la sécurité des documents sensibles traités par la DGA et assurez l’archivage des dossiers et documents.

Préparer les dossiers des Commissions Permanentes et du Conseil régional

Vous constituez les dossiers de la DGA pour chaque commission thématique ou permanente du pôle : rapports, notes de présentation, fiches argumentées et réponses aux amendements.

Vous centralisez les éléments, en vérifiez la conformité et les transmettez au cabinet de la Présidente et aux vice-présidents compétents, dans le respect du calendrier délibératif.

Vous assurez une veille sur les échéances des instances et veillez au respect des délais de dépôt des dossiers.

Contribuer aux missions transversales du pôle

Vous participez à l’organisation des événements internes — séminaires de direction, matinales — en collaboration avec le chargé de communication du pôle.

Vous apportez un appui aux directions du pôle dans l’organisation de leurs rencontres et événements.

Vous gérez les demandes logistiques du pôle, notamment les véhicules et les fournitures.

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau 5 et justifiez d’une expérience significative de 5 à 7 ans minimum dans l’assistanat auprès d’un dirigeant, idéalement au sein d’une collectivité territoriale ou d’un environnement institutionnel.

Vous maîtrisez le fonctionnement des collectivités territoriales, et plus particulièrement celui de la Région Île-de-France : processus délibératifs et rôle des instances. Une connaissance des enjeux du développement économique, de l’innovation et de la formation professionnelle en Île-de-France, notamment du Schéma régional de développement économique, d’innovation et d’internationalisation (SRDEII) et des plans régionaux, constitue un atout.

Vous connaissez les circuits de décision, les règles de la commande publique et les procédures de gestion administrative et financière. Vous maîtrisez les outils bureautiques, les outils de gestion électronique des documents (GED) et des outils collaboratifs nécessaires au suivi des dossiers et à la coordination des activités.

À l’aise dans un environnement exigeant, vous savez gérer un agenda complexe, hiérarchiser les priorités et anticiper les échéances, y compris dans l’urgence. Vous préparez les réunions avec méthode, constituez des dossiers de séance complets et facilitez la prise de décision. Vous êtes capable de suivre plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les délais impératifs, notamment ceux liés au calendrier des instances.

Vous disposez d’excellentes capacités rédactionnelles et rédigez avec précision des comptes rendus, des courriers officiels et différents supports administratifs. Votre maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe garantissent la qualité des écrits produits.

Doté d’un grand sens des responsabilités, vous faites preuve de rigueur, de fiabilité et de réactivité. Vous savez sécuriser les processus administratifs et traiter des informations sensibles avec une discrétion absolue, dans le respect des exigences de confidentialité et de probité.

Votre diplomatie, votre aisance relationnelle et votre sens du service public vous permettent d’interagir avec des interlocuteurs de haut niveau avec tact et professionnalisme. Organisé et engagé, vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle, vous adapter aux imprévus et contribuer au bon fonctionnement de la direction.

> Pourquoi nous rejoindre ?

🏆 Des conditions de travail facilitantes :

Plusieurs formules de temps de travail au choix

Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)

Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge)

3 restaurants d'entreprise sur site

Salle de sport sur site

Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing)

📕 Un large éventail de prestations sociales :

Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)

Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport)

Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning)

Un campus des cadres à destination des encadrants

Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents