Un assistant ou une assistante de direction — Conseil départemental de la Mayenne

Missions d'assistance de direction - Direction de la communication et de l'attractivité (80 %)

Sous l'autorité du Directeur de la Communication et de l'attractivité, vous êtes chargé de :

1/ Accompagner le Directeur dans l'organisation de sa mission : organiser l'agenda (planification des réunions, des instances) en fonction des priorités, organiser les déplacements ;

2/ Planifier et assurer la logistique des réunions internes (comité de direction, groupe de travail, moments de convivialité, etc.) et externes (réunion de travail, groupes projet...) ;

3/ Assurer le suivi du traitement des commandes internes de la direction (centralisation, contrôle de cohérence, mise en forme des réponses aux commandes, ...) ;

4/ Appuyer le Directeur dans la mise en place des outils et des processus visant l'amélioration de la performance globale de la direction : process normalisés, pilotage de l'information et de la connaissance, pilotage d'activités (plans de charges, gestion du temps, ...), reporting, système qualité, etc.

5/ Participer, au côté du Directeur, à la mise en oeuvre de nouvelles pratiques managériales (organisation, créativité, outils d'animation...) au sein de la direction ;

6/ Contribuer à la transversalité des actions initiées et conduites au sein de la direction.

Missions administratives

1/ Coordonner l'information et la communication : concevoir et mettre à jour les documents internes (organigrammes), recueillir et relayer les informations ;

2/ Assurer l'accueil physique et téléphonique : recevoir et orienter les demandes, apporter un premier niveau d'information ou orienter vers le bon interlocuteur ;

3/ Préparer les instances (ordre du jour, mise en forme des diaporamas, vérification des rapports, rédaction compte-rendu) dans le respect de la charte graphique ;

4/ Assister la Directrice dans l'élaboration du budget de la direction (assurer le suivi des engagements/factures, marchés publics, devis, facturation...) ;

5/ Tenir à jour et alimenter un tableau collaboratif transversal pour les sujets de chaque membre de la direction mentionnant les différentes actions et planning de l'équipe ;

6/ Coordonner et centraliser les ressources de l'équipes : commander et fluidifier les goodies, le matériel et les équipements de communication (kakémonos, appareils, ordinateurs...) ;

7/ Assurer le suivi, le contrôle et le bon déroulement du circuit de signatures (courriers, notes, et en fonction des besoins, conventions, marchés, etc.), en particulier la gestion des parapheurs papiers et numériques ;

8/ Enregistrer et distribuer le courrier, saisir et rédiger les documents dans le respect de la charte graphique ;

9/ Gérer le classement et l'archivage des dossiers papiers ou numériques, préparer le préarchivage et les bordereaux.

Missions d'assistance de direction - Cabinet du Président (20 %)

Sous l'autorité du Chef de cabinet, vous êtes chargé de :

Gérer les représentations des élus dans les commissions réglementaires et organismes extérieurs ainsi que les représentations du Président par les élus lors de manifestations internes et externes

1/ Demande et suivi des représentations du Président par les élus pour les manifestations internes et externes (inaugurations, manifestations, réunions etc.) ;

2/ Commande de fleurs pour les cérémonies commémoratives et les décès ;

3/ Agenda des représentations du Président en lien avec la collaboratrice des élus de la majorité.

Assurer le secrétariat de la conseillère sociale

4/ Courriers de réponse aux sollicitations.

Gérer la carte d'achat du Président et de ses collaborateurs début de mois

5/ Suivi des dépenses relatives aux différents achats avec la carte bancaire.

Gestion des boîtes mails génériques

6/ Filtrage & qualification des demandes ;

7/ Reroutage aux directions et/ou aux chargés de communication ;

8/ Suivi des sollicitations externes jusqu'à résolution.

Suivi administratif

9/ Commissions (commissions d'études, permanente, sessions) ;

10/ Suivi des dossiers (PPT, rapports, délibération, enregistrement, archivage) ;

11/ Suivi des plannings (et alerte si nécessaire) ;

12/ Normalisation des procédures internes (gabarits, check-lists).

Budget

13/ Compilation devis + préparation des arbitrages mensuels ;

14/ Mise à jour de l'outil budgétaire ;

15/ Préparation de la construction budgétaire annuelle :

• Extraction des historiques
• Rapprochement coûts / projets
• Lien avec la Direction des finances

Gestion des stocks & supports visuels

16/ Goodies : stock, commandes, point avec fournisseurs. Préparation du marché à relancer en septembre ;

17/ Préparation des commandes de goodies pour les événements et les élus. Suivi du droit de tirage ;

18/ Matériel d'affichage (kakémonos, oriflammes, supports, bâches) ;

19/ Tenue d'un inventaire permanent + suivi étiquetage + mise à disposition ;

20/ Anticipation besoins événements / saisons.

Gestion traiteur et panneaux contrat de territoire

21/ Organisation et commande des prestations des traiteurs (coordination entre les besoins, des services, les chargés de communication, la Direction des moyens généraux, les prestataires externes) ;

22/ Suivi budgétaire associé ;

23/ Réalisation des panneaux « contrat de territoire » selon la trame existante sur la base des éléments fournis par le service ; mise en fabrication avec le marché ; gestion du dispatch (collaborateurs d'élus pour les territoires, entreprise pour immobilier d'entreprise).

Avantages : Sous conditions, possibilité de télétravail - CNAS - Participation employeur prévoyance - Participation employeur mutuelle santé (sous conditions) - Titres restaurants - accès à l'offre de formations du CNFPT et internes - association sportive et culturelle - nombreux événements internes collectifs (olympiades entre agents, échanges conviviaux sur les sites départementaux - ateliers autour de la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT), concours ludiques, arbre de Noël...)