1 poste de responsable de la coordination des plateaux de consultations et des secretariats medicaux — Centre Hospitalier Comminges Pyrennees

Le Centre Hospitalier Comminges Pyrénées recherche 1 responsable de la coordination des plateaux de consultations et des secrétariats médicaux, et des archives médicales. (Grade : Cadre de santé ou Attaché(e) d'Administration Hospitalière (Cat. A)).

Poste à pourvoir dès que possible.

Missions du poste :

• Contribuer à la mise en uvre du projet médico-soignant et au développement d'activités en coordonnant les équipes professionnelles sur les différents plateaux de consultations et en optimisant les ressources disponibles (humaines et matérielles)
• Piloter, organiser et encadrer les services (secrétariats médiaux et archives médicales) au Centre Hospitalier Comminges Pyrénées et aux Hôpitaux de Luchon, en veillant à la qualité du service rendu, à l'accompagnement des professionnels, à l'optimisation du parcours patients et au déploiement de l'innovation organisationnelle et numérique
• Apporter son expertise et son conseil auprès des directions

Contenu du poste :

1. Coordination des plateaux de consultations et des secrétariats médicaux :

• Animer les différentes équipes et assurer la continuité de fonctionnement
• Participer aux recrutements des professionnels, assurer leur accueil, leur suivi et leur évaluation en lien avec des référents métiers
• Garantir la montée en compétences des professionnels dans l'atteinte d'objectifs personnels, professionnels et institutionnels, via la réalisation des entretiens professionnels et l'élaboration du plan de formation
• Organiser, coordonner et superviser les activités
• Organiser les plannings médicaux et paramédicaux et optimiser l'utilisation des locaux de consultations pour améliorer le service rendu (délai de RDV, attente, Compte rendu)
• Assurer la fluidité de la prise en charge de l'arrivée du patient à son départ, en lien avec les différents services cliniques et médicotechniques
• Conduire les projets d'évolution des secrétariats (déploiement de la dictée vocale, intégration de l'IA)
• Contrôler et assurer le suivi de la qualité du service rendu dans les différents domaines d'activités, réaliser des audits internes et nationaux, et proposer des actions d'amélioration continue
• Assurer le suivi d'indicateurs d'activité (taux de remplissage, absentéisme, honoraires, délais de rendez-vous), évaluer la qualité des prestations (expérience patient et satisfaction des usagers) et optimiser les processus médico-administratifs
• Participer au déploiement du dossier patient informatisé notamment par la rédaction des documents relatifs au dossier patient
• Assurer le lien avec les partenaires : CPAM, Archives, bureaux des entrées, DIM au bénéfice de l'amélioration du service rendu
• Participation active à la cellule d'identito-vigilance, rédaction des procédures et de support de formation

(suite)

2. Archives médicales :

• Encadrer les professionnels et assurer la continuité des missions attendues
• Superviser et organiser l'activité pour répondre aux besoins des services et des intervenants extérieurs
• Assurer le rôle de référent sur la thématique : conservation et destruction des archives en lien avec les archives départementales
• Organiser l'externalisation du fond des archives avec le prestataire extérieur pour les dossiers médicaux, archives administratives de la direction des ressources matérielles et en assurer le suivi

Profil du poste :

Connaissances : Savoir

• Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des enjeux des établissements de santé hospitalier
• Réglementation relative au dossier patient, aux droits des usagers et aux activités concernées
• Gouvernance des établissements de santé et leur financement
• Certification HAS

Technicités - Savoir-faire :

• Management d'équipe et organisation du travail
• Ecoute et accompagnement des professionnels
• Gestion de projet et conduite du changement
• Gestion des priorités et des situations complexes
• Audit d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence
• Utilisation des outils bureautiques et des logiciels métiers

Aptitudes personnelles : Savoirs être

• Capacité à fédérer
• Capacité à la prise de décision
• Capacité d'adaptation
• Rigueur
• Dynamisme
• Diplomatie et pédagogie
• Discrétion professionnelle

Le Centre Hospitalier Comminges Pyrénées est un Établissement Public de Santé situé à Saint-Gaudens, dans le sud de la Haute-Garonne.

Il est l'établissement de référence de son territoire de santé, sur un bassin de population de 90 000 habitants.

L'Établissement compte plus de 980 professionnels regroupant des professionnels médicaux, soignants, administratifs, techniques et logistiques.

Il propose à son bassin de population, pour tous les âges de la vie, un accès à un plateau technique complet et performant : laboratoire de biologie médicale, imagerie (scanner, radio, échographie, mammographie, IRM), blocs opératoires, services ambulatoires et dispose d'un service d'accueil des urgences 24h/24 et de réanimation.

Il déclenche sa Structure Mobile d'Urgence et Réanimation (SMUR) sur appel au 15 (7 jours/7 et 24h/24) pour assurer la continuité du SAMU 31 jusqu'aux lieux les plus isolés du département.

Il dispose de services d'hospitalisation complètes pour la Médecine, la Chirurgie et l'Obstétrique (MCO), ainsi que pour les Soins Médicaux et de Réadaptation (SMR) et de Long Séjour.

Il propose également un Établissement d'Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes : Orélia.