Agent administratif polyvalent – Affaires scolaires, comptabilité et vie associative (H/F) — Mairie de La Chevallerais

VOS MISSIONS

1. Assurer la gestion administrative des affaires scolaires

• Assurer le suivi administratif du restaurant scolaire et de l’accueil périscolaire : inscriptions, vérification des dossiers, saisie informatique et gestion des fichiers usagers
• Établir la facturation des services, enregistrer les encaissements et assurer le suivi des impayés et des relances
• Accueillir, informer et accompagner les familles dans leurs démarches
• Assurer la gestion du fichier scolaire : préinscriptions, inscriptions, radiations, certificats et demandes de dérogation
• Suivre les effectifs scolaires et élaborer des outils de suivi pluriannuel permettant d’anticiper les évolutions
• Recenser les besoins en matériel et assurer le suivi de l’inventaire du matériel scolaire et périscolaire

2. Participer à la gestion comptable et financière de la collectivité

• Réceptionner, vérifier et classer les pièces comptables des budgets de fonctionnement et d’investissement
• Contrôler les factures et la conformité des pièces justificatives
• Participer à la préparation et au suivi de l’exécution budgétaire
• Assurer la saisie des mandats et des titres de recettes ainsi que le suivi des mandatements
• Suivre l’inventaire comptable et la tarification municipale
• Identifier et signaler les éventuels écarts entre les prévisions budgétaires et les réalisations
• Détecter les anomalies ou difficultés rencontrées dans le traitement des opérations comptables
• Assurer les relations avec les fournisseurs
• Suivre les budgets de fonctionnement dédiés à la bibliothèque et à l’école

3. Contribuer au suivi des marchés publics

• Recenser les marchés arrivant à échéance et identifier les besoins de renouvellement ou les nouveaux besoins
• Assurer la planification des procédures de consultation
• Préparer le paiement des retenues de garantie
• Préparer le mandatement des acomptes et des avances

4. Accompagner la vie associative et gérer les équipements communaux

Vie associative

• Tenir à jour le fichier des associations et le calendrier des manifestations
• Assurer le classement, l’actualisation et l’archivage des dossiers associatifs
• Instruire les demandes de subventions et préparer les éléments nécessaires à leur présentation en commission
• Assurer le suivi des demandes de subventions et des décisions prises
• Accompagner les associations dans l’organisation de leurs manifestations : préparation des supports de communication, coordination des besoins en matériel avec les services techniques et appui à l’organisation du forum des associations
• Rédiger les arrêtés de circulation liés aux manifestations et transmettre les informations nécessaires aux services concernés
• Rédiger les courriers d’information et les réponses aux associations
• Réceptionner et traiter les demandes d’autorisation d’ouverture de débits de boissons

Gestion des salles communales et des logements locatifs

• Élaborer et actualiser le planning d’utilisation des salles communales en lien avec les associations
• Établir les contrats de location et les conventions d’occupation
• Assurer le suivi administratif et financier des locations : facturation et encaissements
• Établir les contrats de bail des logements communaux, réaliser les états des lieux et assurer le suivi des loyers
• Participer à l’actualisation des règlements d’utilisation des salles communales

5. Assurer des missions administratives complémentaires

• Assurer la régie d’avances ainsi que la régie de recettes
• Gérer les stocks de fournitures et de matériel, préparer les commandes et assurer les relations avec les fournisseurs
• Assurer le suivi des contrats d’assurance et la gestion administrative des sinistres
• Participer à l’accueil téléphonique et assurer le remplacement de l’agent d’accueil en cas de besoin

LE PROFIL QUE NOUS RECHERCHONS

Vous disposez idéalement d’une formation ou d’une expérience dans le domaine administratif et comptable, de préférence au sein d’une collectivité territoriale. Vous appréciez la polyvalence, savez gérer des missions variées et êtes à l’aise dans les relations avec des interlocuteurs multiples.

Compétences techniques

• Connaissance des règles comptables et budgétaires des collectivités territoriales
• Connaissance des procédures administratives et de la commande publique
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
• Capacités rédactionnelles et maîtrise des écrits administratifs
• Capacité à appliquer les procédures et à respecter les échéances

Qualités professionnelles et relationnelles

• Organisation, rigueur et méthode
• Aptitude au travail en équipe et à la collaboration avec différents services
• Sens de l’accueil et de l’écoute
• Disponibilité et réactivité auprès des usagers
• Capacité à gérer son temps, hiérarchiser les priorités et faire face aux imprévus
• Autonomie dans l’organisation du travail et capacité à prendre des initiatives
• Discrétion et sens du service public