Agent d'accueil et Secrétariat — Communauté de communes Guillestrois et Queyras

Située au cœur d’un territoire d’exception, entre Ecrins et Queyras, la CCGQ compte 15 communes et près de 8000 habitants permanents. Ce territoire de montagne, à vocation touristique, hiver comme été, présente de fortes variations saisonnières de sa population compte-tenu de sa fréquentation (sa population DGF est d’environ 20 000 habitants).

Au travers de nos multiples compétences, nous œuvrons pour le mieux vivre ensemble en préservant notre environnement unique & touristique hiver comme été.

La Communauté de communes gère par le biais de ses régies à autonomie financière, la collecte et le traitement des déchets ménagers et assimilés et l’assainissement collectif et non collectif. Avec en moyenne, l’émission par an de 10 800 factures pour la régie Déchets et 12 000 pour la régie Assainissement, le service des redevances est particulièrement sollicité. La tarification incitative sur les Déchets implique un accompagnement renforcé des usagers et une gestion rigoureuse des cartes.

Une gestion de clientèle Déchets / Assainissement s’avère, donc, incontournable au niveau de l’accueil communautaire.

Placé sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Générale des Services, vous assurez l’accueil physique et téléphonique communautaire :

• Accueillir, renseigner, orienter le public sur place ou par téléphone avec amabilité sur toute question concernant la communauté de communes
• Apporter les réponses de 1er niveau aux réclamations des usagers / abonnés en lien avec le service des redevances
• Gérer les demandes arrivant sur la boite mails « contact » et via le SVE (service de saisine par voie électronique)
• Gérer les outils d’accueil (répondeur, boite postale, SVE, etc.) en lien avec l’assistante de la direction

Vous êtes chargée de la gestion des cartes en appui au service des redevances :

• Gérer les demandes émanant des webusagers via les formulaires
• Mettre à jour les dossiers clientèle des régies Déchets et Assainissement
• Attribuer les cartes aux nouveaux usagers, suivre les restitutions de cartes sur le logiciel métier, en tant que régisseur Déchets
• Distribuer les cartes, les supports virtuels, les autocollants, …
• Gérer les stocks de cartes, d’autocollants, de supports virtuels…
• Editer les duplicatas de factures
• Effectuer des changements d’adresses sur les différents logiciels de facturation
• Apporter un appui administratif aux gestionnaires des redevances
• Vous assurez le secrétariat de l’ensemble des services communautaires
• Gérer le courrier papier arrivée/départ en lien avec les assistantes des services communautaires
• Assurer la revue de presse
• Gérer l’affichage d’informations, notamment communautaires
• Assister le technicien en charge des avis sur les autorisations d’urbanisme au sein de la Communauté de communes
• Réaliser des tâches administratives ponctuelles, en appui aux assistantes des services
• Vous gérez les commandes pour l’ensemble des services communautaires et en lien avec eux
• Assurer un suivi du stock des fournitures administratives et plus particulièrement des enveloppes
• Coordonner la commande trimestrielle de fournitures administratives
• Réceptionner les commandes des services

Vous portez les valeurs du service public et est le garant de l’image de la Communauté de communes.

Vous devez justifier :

• Formation de secrétariat, ou comptabilité sanctionnée par l’obtention d’un diplôme de niveau BAC à BAC + 2 et/ou d’une expérience significative sur un emploi similaire,
• Bonnes connaissances des logiciels de bureautique (Word, Excel) et des outils de messagerie (Outlook), ainsi que des outils de navigation internet,
• Connaissance de logiciels de comptabilité publique et de transmission des actes serait un plus,
• Bonnes aptitudes rédactionnelles,
• Connaissances en gestion de la clientèle et de la comptabilité,
• Sens du travail en équipe,
• Rigueur, organisation et ponctualité dans le travail,
• Réactivité par rapport aux sollicitations de sa hiérarchie, d’anticipation par rapport aux délais impartis,
• Autonomie et prise d’initiative tout en sachant rendre compte,
• Bonne capacité d’écoute, de pédagogie et de patience,
• Diplomatie, discrétion, réserve,
• Dynamisme

Une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités locales et des politiques publiques seront un plus. Vous montrez un fort intérêt pour le service public.