Assistante / assistant de direction H/F — Agence Régionale de Santé Provence-Alpes-Côte-d'Azur

1) Assistante de Direction

Ø Accueil

Ø Organisation des réunions, évènements

Ø Documentation

Ø Classement et archivage

Ø Gestion du courrier

2) Référent(e) logistique :

Ø Gestion des fournitures

Ø Suivi des achats de la carte achats

Ø Suivi des différents contrats

Ø Suivi du parc automobile (à confirmer)

Ø Participe au schéma immobilier

3) Assure l’intérim de l’Assistante des Services

Accueil physique et téléphonique, filtrage et orientation des communications téléphoniques de la Direction

Gestion des agendas de la Directrice et de la Directrice Adjointe (planification collective, déplacements et organisation des réunions)

• constitution de fonds de dossiers, rédaction de projets de courrier, traitement de texte
• suivi des parapheurs
• traitement de l’information et réponses de 1er niveau
• organisation logistique des réunions

Tenue de la base documentaire de la Directrice et Directrice Adjointe

Classement et archivage de documents, informatiques et physiques

Gestion du courrier :

• arrivée avec enregistrement (scan dans elise, distribution et chrono)
• de la BAL « Direction » avec la gestion des informations et la transmission aux agents/service le cas échéant
• veille et alerte de la Direction sur les dossiers prioritaires et/ou sensibles

Fournitures :

• réceptionner les achats, certifier le « Service Fait » et transmettre les bons de livraison et les factures de la DD 05
• suivre l’état des stocks de fournitures (inventaire), la préparation et la saisie des commandes, le rangement des livraisons
• faire remonter les besoins spécifiques (matériel de bureau, fauteuil, etc…)
• assister aux réunions avec le siège (visio ou présentiel)

Carte « achats » :

• faire remonter à la Direction les demandes et les besoins des agents en termes de dépenses urgentes compatibles avec la carte achat
• expédier les factures et assurer la remontée du service fait auprès de l’ARS siège
• assurer le suivi des dépenses et du budget disponible

Gestion des contrats en lien avec les moyens généraux

Parc automobile (à confirmer, sera plus limité que précisé)

• assurer le bon état de fonctionnement des véhicules, en lien avec l’ARS siège
• suivi de l’entretien des véhicules de service
• suivi des cartes carburant + attestation d’assurance
• remontées des kilométrages des véhicules et des différents entretiens
• gestion des sinistres avec le siège (SMG)

Immobilier :

• participer au suivi en lien avec la Direction
• faire les demandes de devis localement, les demandes de bons de commande au SMG et suivi des interventions des artisans sélectionnés sur site

Les candidatures sont à remplir sur :

https://ars-provence-alpes-cote-dazur-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036

Rejoindre l'ARS Paca, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler après 3 mois d'ancienneté selon le service concerné
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social