Assistant administratif administration générale et assemblées — Conseil départemental du Rhône

Vous serez amené à mobiliser vos savoir-faire techniques, liés à la gestion administrative pour assurer le secrétariat de l’inspection générale, de la Direction Optimisation et Appui aux chantiers transversaux, de la Mission Déontologie, Éthique et Laïcité. Vous participerez également à garantir la fluidité des informations et une coordination efficiente entre les services et la présidence ainsi qu’au pilotage de processus administratifs transverses.

Coordination :

Gestion de l’agenda du secrétariat général, de l’inspection générale, de la direction optimisation et appui aux chantiers transversaux, et de la mission déontologie, éthique, laïcité ;

Organisation des réunions, convocations, réservation de salles, assistance logistique, préparation de l’ordre du jour et rédaction de compte-rendu ;

Gestion du courrier entrant/sortant (rédaction), classement et archivage ;

Suivi de l’outil Kolok (courriers) ;

Assurer l’accueil physique et téléphonique ;

Assurer le suivi des agendas de la direction et du calendrier des différents évènements.

Gestion administrative :

Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique ;

Gestion des autorisations de stationnement dans l’enceinte du HDD ;

Saisie des frais de déplacements ;

Gestion des fournitures de bureau Gestion des autorisations de stationnement dans l’enceinte du HDD ;

Saisie des frais de déplacements ;

Gestion des fournitures de bureau ;

Assurer la réservation des salles, matériels, voitures ;

Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions de la direction ;

Assurer le suivi des dossiers (respect procédures, vérification, respect des délais) ;

Rédiger des notes, synthèses, documents ;

Suivi des projets et activités de la direction.

Amélioration continue :

Participer à la création, l’harmonisation, la mise à jour d’outils de gestion internes ;

Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes pour fluidifier le fonctionnement ;

Réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord ;

Assurer la diffusion des communications et des informations.

Pour réussir sur ce poste, vous apporterez votre rigueur, disponibilité, sens de l’organisation et réactivité mais également votre discrétion professionnelle. Vos qualités relationnelles et le sens du service public vous permettront de vous intégrer à l’équipe et de contribuer à la bonne coordination entre les différents services du secrétariat général mais également du Département.

Vous connaissez l’environnement des collectivités territoriales et disposez d’une première expérience réussie en tant qu’assistant administratif et de direction, idéalement au sein d’une fonction publique.

Vous maîtrisez les logiciels bureautiques et métiers Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et vous êtes à l’aise dans l’utilisation des outils de GED.

Prêt à relever le défi ?

Si vous êtes enthousiaste à l'idée de rejoindre une équipe dévouée et que vous souhaitez apporter une contribution significative à nos missions, n'hésitez plus ! Postulez dès maintenant et découvrez un collectif dynamique et attaché au sens du service public.

Tous nos postes sont ouverts au recrutement de personnes en situation de handicap. En conventionnant avec le FIPH, le Département du Rhône a fait le choix d’une démarche pro-active et inclusive.