Assistant au cabinet du Maire — Mairie de Cournon-d'Auvergne

Placé(e) sous l’autorité du Maire, l’agent(e) assure un rôle d’assistance permanente. À ce titre, il/elle contribue à l’organisation de son activité quotidienne et assure des missions d’assistanat, de gestion administrative, de communication, d’accueil, de traitement de l’information ainsi que de classement et de suivi des dossiers. Elle travaille également étroitement avec les membres du cabinet.

Dans ce cadre, l’agent(e) exerce notamment les missions suivantes :

1. Accueil physique et téléphonique

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs : élus, agents municipaux, administrés, entreprises et autres visiteurs
• Renseigner les interlocuteurs et les orienter, le cas échéant, vers le service ou la personne compétente
• Réceptionner, écouter, filtrer et transmettre les appels, les demandes et les messages
• Apprécier le degré d’urgence des sollicitations et en assurer la transmission

2. Assistanat administratif et gestion des dossiers

• Assurer le suivi des parapheurs et veiller à la bonne circulation des documents soumis à la signature
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, courriels, comptes rendus, tableaux de suivi et autres documents administratifs
• Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions du Maire : planification, convocations, préparation des dossiers et transmission des informations nécessaires
• Gestion du courrier quotidien du Maire, identifier les invitations et les sollicitations
• Transmettre aux services concernés les directives et demandes du Maire, et veiller à leur bonne circulation
• Assurer le classement, le tri, le suivi et l’archivage des dossiers et documents, dans le respect des règles de confidentialité et de conservation

3. Organisation de l’activité professionnelle du Maire

• Gérer et actualiser l’agenda électronique
• Organiser les prises de rendez-vous, hiérarchiser les sollicitations et veiller à la cohérence du planning
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions, rendez-vous et déplacements, en rassemblant les documents et informations utiles
• Assurer le suivi des invitations, des réunions internes et externes, ainsi que des engagements inscrits à l’agenda
• Rédiger et transmettre les excuses du Maire
• Transmettre les informations importantes, assurer les rappels nécessaires et anticiper les échéances afin de faciliter l’organisation quotidienne de son activité

Conditions de l’exercice :

• Rémunération statutaire + 430€ (RIFSEEP catégorie B4)+ 32,60 € (participation mutuelle labellisée « collectivité territoriale ») + participation prévoyance contrat de groupe
• 36 heures hebdomadaires, 6 jours RTT (dont 1 affecté au vendredi de l'ascension)
• Planning sur 4,5 ou 5 jours
• Politique active en matière de prévention et de formation
• Comité des œuvres Sociales (participation location vacances, naissance, mariage, voyages scolaires, billetterie…)
• Accès à un système de restauration collective (repas BIO à 3,90 €)

SAVOIRS PROFESSIONNELS

• Être titulaire d’un diplôme de niveau baccalauréat ou supérieur, idéalement de niveau bac +2
• Bonne connaissance de l’environnement territorial et de l’organisation des collectivités territoriales
• Disposer d’excellentes capacités de communication écrite et orale
• Maîtrise des outils bureautiques, numériques et de communication : téléphone, photocopieur, imprimante, etc
• Maîtrise des règles rédactionnelles, des normes administratives et des usages protocolaires
• Savoir recueillir, traiter, transmettre et diffuser les informations
• Savoir gérer un agenda, organiser les rendez-vous et préparer les réunions
• Connaître les méthodes de classement, de gestion documentaire et d’archivage
• Être capable de gérer les situations conflictuelles avec diplomatie et professionnalisme

SAVOIR-ÊTRE

• Discrétion et confidentialité
• Qualités relationnelles notamment le sens de l’écoute
• Qualités rédactionnelles
• Rigueur et sens de l’organisation, gestion des priorités
• Disponibilité et réactivité
• Autonomie / anticipation
• Capacité d’adaptation et à gérer les situations de stress/conflits
• Aptitude au travail transversal
• Polyvalence, savoir mener de front plusieurs tâches
• Sens du service public