Assistant de Gestion Administrative — Mairie de Leuville-sur-Orge

A ce titre, l'Assistant de Gestion Administrative (F/H ) se doit d'assurer les missions suivantes :

• Traitement des dossiers et saisie de documents :

> Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;

> Saisir des documents de formes et de contenus divers ;

> Gérer et actualiser une base d'informations ;

> Vérifier la validité des informations traitées ;

> Rédiger des documents administratifs (comptes rendus, notes, courriers, etc.) ;

> Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;

> Enregistrer ou saisir des données informatiques.

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion de l'information, classement et archivage de documents :

> Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;

> Scanner, photocopier et assembler des documents ;

> Trier, classer et archiver des documents ;

> Synthétiser et présenter des informations ;

> Préparer les dossiers pour les instances ;

> Identifier les sources de documentation ;

> Rechercher et diffuser des informations selon différents canaux et en appliquant les règles de confidentialité ;

> Tenir à jour des registres (courriers, actes administratifs...) ;

• Planification et suivi :

> Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous

> Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service

> Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) ;

> Utiliser des logiciels et des progiciels.

=> Prise de poste : 1er janvier 2027 ;

=> Temps de travail : temps complet, à raison d’une moyenne de 36 heures hebdomadaires, selon un cycle de deux semaines alternant une semaine de 4 jours (du lundi au jeudi) et une semaine de 5 jours (du lundi au vendredi), avec des horaires de travail de 8 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 00 à 17 h 00. ;

=> Rémunération : rémunération statutaire, incluant l'indemnité de résidence au taux de 3 %, complétée par une prime annuelle ;

=> Action sociale : accès aux prestations du Comité national d'action sociale (CNAS) et du Comité des œuvres sociales (COS) ;

=> Restauration : offre de restauration de qualité, avec des menus préparés quotidiennement sur place à partir de produits frais et de saison ;

=> Protection sociale complémentaire : participation financière de la collectivité à hauteur de 18 € maximum par mois et par agent, ainsi que par ayant droit, pour une complémentaire santé labellisée ;

=> Mobilité durable : prise en charge à hauteur de 75 % du coût des abonnements de transport public, y compris les abonnements multimodaux.

Poste ouvert aux fonctionnaires titulaires du grade d'Adjoint Administratif Territorial ou, à défaut, aux candidats contractuels justifiant des qualifications et compétences suivantes :

• Être titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 (BTS ou diplôme équivalent), dans le domaine de la gestion administrative, de la comptabilité, des finances ou de la gestion des collectivités territoriales
• Maîtriser le Pack Office, notamment Word et Excel, ainsi que le progiciel financier e.sedit GF (BERGER-LEVRAULT)
• Être titulaire du permis de conduire de catégorie B et disposer d'un véhicule personnel, en raison de l'absence de gare sur la commune

=> Les principales compétences attendues pour ce poste :

• connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• capacité à gérer son temps et à hiérarchiser les priorités
• rigueur, méthode et sens de l’organisation
• esprit d’équipe et qualités relationnelles