Assistant(e) administratif(ve) — Mairie de Vaux-le-Pénil

Activités principales :

Gestion de l’agenda du maire

• Centraliser les demandes de rendez-vous et les invitations ; identifier leur objet, leur échéance et leur degré de priorité, puis solliciter les arbitrages nécessaires
• Tenir à jour l’agenda partagé du maire ; organiser les rendez-vous, réunions et déplacements en prenant en compte les temps de trajet, de préparation des réunions et les contraintes de disponibilité. Compléter l’agenda avec les informations identifiées comme indispensables par le maire
• Confirmer les horaires, lieux, participants et modalités pratiques ; informer rapidement les personnes concernées de toute modification
• Préparer un point régulier bi-hebdomadaire avec le maire et le directeur de cabinet sur et les échéances la semaine à venir et du mois ; repérer les conflits d’agenda, les informations manquantes et les décisions attendues

Préparation des dossiers quotidiens du maire

• Constituer, dès la prise de connaissance et actualiser si nécessaire jusqu’au jour même, les dossiers de la journée, dans un format de présentation clair, synthétique et immédiatement utilisable
• Réunir pour chaque séquence : objet et objectif, horaires et lieu, interlocuteurs et fonctions, note de contexte, historique des échanges, chiffres utiles, documents de référence, points de vigilance et arbitrages attendus
• Recueillir auprès des services les notes et pièces nécessaires, fixer une échéance de transmission, relancer et vérifier la complétude ainsi que l’actualité des informations
• Intégrer les éléments de langage ou projets d’intervention validés par le cabinet ; signaler explicitement les informations restant à confirmer

Anticipation des événements et suivi du protocole

• Tenir un calendrier prévisionnel des cérémonies, inaugurations, commémorations, visites officielles et manifestations auxquelles le maire participe
• Établir avec les organisateurs des événements un rétroplanning précisant les étapes, les responsables identifiés, les échéances et les validations attendues ; alerter le cabinet en cas de retard
• Préparer et suivre les invitations, les réponses et les relances ; actualiser la liste des personnalités et confirmer leur présence, leur fonction ou leur représentation
• Préparer une fiche de déroulement précisant le rôle du maire dans le cadre de chaque événement, les horaires, les contacts utiles, les interventions et les besoins pratiques. Alerter le cas échéant le directeur de cabinet pour la préparation des prises de parole
• S’assurer auprès des services concernés de la préparation des lieux, des moyens techniques, des accès et des documents

Suivi des rendez-vous et des décisions

• Recenser les suites demandées par le maire, identifier le service ou l’interlocuteur chargé du suivi et tenir un tableau de suivi des actions et échéances
• Préparer, lorsque demandé, un relevé succinct des échanges ; relancer les interlocuteurs et signaler les blocages au directeur de cabinet

Activités secondaires :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du maire, orienter les interlocuteurs et transmettre les messages en identifiant les urgences
• Préparer les courriers courants, sécuriser le circuit de validation des parapheurs et de leur signature par le maire, puis veiller à leur transmission aux services concernés
• Organiser les transmissions en cas d’absence afin de garantir la continuité de l’agenda, du traitement des demandes et du suivi des échéances

L’agent organise son travail, rassemble les informations, effectue les relances et propose les ajustements nécessaires dans le cadre des consignes reçues. Il rend compte à la DGS, son supérieur hiérarchique direct, et l’alerte sur les difficultés nécessitant un arbitrage administratif. Il informe le directeur de cabinet des urgences, retards ou difficultés affectant l’activité du maire.

Les priorités sensibles, les prises de position, les réponses engageant le maire et les engagements pris auprès des interlocuteurs sont soumis à validation. L’agent assure la coordination du suivi dans le respect des responsabilités des services et des circuits hiérarchiques.

Savoir :

Fonctionnement d’une collectivité territoriale, rôles respectifs des élus et des services, usages protocolaires, rédaction administrative et principes de confidentialité.

Savoir-faire :

Gestion d’un agenda ; anticipation et hiérarchisation des tâches ; préparation de dossiers de synthèse ; rédaction soignée ; élaboration et suivi de tableaux de bord ; maîtrise des outils bureautiques, de messagerie et d’environnement numérique de travail partagé.

Maîtrise de l’environnement Microsoft Office, très bonne maitrise des fonctionnalités d’Outlook.

Qualités professionnelles : rigueur, fiabilité, anticipation, réactivité, sens du service public, discrétion, discernement, écoute, diplomatie.

Cadre d’emplois des adjoints administratifs ou des rédacteurs territoriaux (Catégorie C ou B) – filière administrative

Cotation RIFSEEP : C2 ou B3

NBI : aucune

Temps de travail : 36h30 hebdomadaire

25 CA et 8 RTT

CIA, 13éme mois, participation mutuelle et prévoyance,CNAS

Vaux-le-Pénil est une commune de Seine-et-Marne, située à moins de 50 km au sud de Paris, facilement accessible grâce à l'A5 et la D605. Elle bénéficie aussi d'une desserte en transports en commun qui la relie notamment à Melun en 25 mn, la ville chef-lieu du Département.

« Ville à la campagne » qui a su maîtriser son urbanisation, Vaux-le-Pénil offre à ses 12 000 habitants un cadre de vie verdoyant et apprécié aussi pour ses bords de Seine.

Ville dynamique, Vaux-le-Pénil accueille sur son territoire le second parc d'activités du Département avec ses 400 entreprises et plus de 6000 salariés.

Vaux-le-Pénil est aussi une ville attractive, grâce à ses nombreux commerces de proximité, ses équipements dédiés à la petite enfance (halte-garderie, crèches), ses établissements scolaires (écoles primaires, collège, lycée), ses équipements sportifs, culturels (une école de musique et un cinéma notamment) et de loisirs ainsi qu'un tissu associatif dense et diversifié.