Assistant(e) Culture et Évènementiel (h/f) — Mairie de Ramatuelle

Participer à la conception et à la préparation des événements municipaux :

• Participer à la définition et à la préparation des projets évènementiels en lien avec la Responsable du service et les élus
• Contribuer à la proposition de nouveaux formats d’animations et de manifestations participant à l’attractivité de la commune
• Participer à l’élaboration du calendrier annuel des manifestations
• Élaborer et mettre à jour les rétroplannings, feuilles de route et tableaux de suivi
• Identifier les différentes étapes nécessaires à la réalisation des événements et veiller au respect des échéances avec le responsable du service
• Centraliser les informations nécessaires à la bonne préparation des manifestations

Assurer la coordination opérationnelle des manifestations :

• Assurer le lien avec les équipes de programmation et les différents acteurs impliqués dans les manifestations
• Coordonner les prestataires et suivre la bonne réalisation de leurs interventions
• Recenser et suivre les besoins matériels, techniques et logistiques
• Assurer l’interface avec les services municipaux concernés pour la mise en place des installations
• Préparer les documents nécessaires à l’organisation des manifestations : plannings, listes, documents d’accueil, feuilles de route, etc
• Participer à la coordination opérationnelle sur site
• Anticiper et gérer les ajustements et imprévus logistiques avant et pendant les manifestations
• Veiller à la bonne organisation matérielle et au respect des délais

Participer au pilotage administratif :

• Assurer le secrétariat et le suivi administratif des manifestations et projets culturels
• Préparer les documents administratifs nécessaires
• Participer à la préparation et au suivi des dossiers administratifs des manifestations
• Participer à la préparation des cahiers des charges et documents nécessaires à la consultation des prestataires, en lien avec les services compétents
• Assurer le suivi administratif des relations avec les prestataires et partenaires
• Veiller au respect des procédures administratives et budgétaires de la collectivité

Participer au développement des actions culturelles et évènementiels :

• Participer à la mise en œuvre des projets et actions culturelles et évènementielles portés par la Ville
• Contribuer au développement des partenariats avec les acteurs culturels, associatifs et institutionnels
• Participer à la recherche et à la mobilisation de nouveaux partenaires ou intervenants
• Assurer une veille sur les initiatives et propositions susceptibles d’enrichir la programmation culturelle et évènementielle
• Contribuer à la réalisation des bilans qualitatifs et financiers des actions menées

Assurer une présence opérationnelle lors des manifestations

• Participer à l’installation et à la préparation des événements
• Assurer une présence opérationnelle pendant les manifestations selon les besoins du service
• Veiller au bon déroulement pratique de l’événement et assurer le lien avec les différents intervenants
• Réagir aux imprévus et apporter les réponses nécessaires dans le cadre de ses responsabilités
• Participer au rangement et au suivi de fin de manifestation
• Recueillir les éléments nécessaires à l’établissement des bilans

SAVOIRS / CONNAISSANCES

• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel territorial
• Connaissance des règles et procédures applicables à l’organisation de manifestations publiques
• Connaissance des procédures administratives des collectivités territoriales
• Connaissance des acteurs culturels, associatifs et institutionnels
• Connaissance des principes de base en matière de communication évènementielle
• Une connaissance du secteur culturel et évènementiel constitue un atout

SAVOIR-FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Expérience dans l’organisation ou le suivi d’événements, idéalement dans le secteur culturel
• Capacité à organiser et coordonner un projet de sa préparation à sa réalisation
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et échéances
• Capacité à coordonner de nombreux interlocuteurs
• Aptitude à élaborer des plannings, rétroplannings et outils de suivi
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook et outils collaboratifs
• Capacité à assurer un suivi administratif rigoureux
• Capacité à rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs
• Capacité à anticiper les besoins matériels et logistiques
• Capacité à réagir rapidement face aux imprévus
• Qualités rédactionnelles et bonne expression orale

SAVOIR-ÊTRE / QUALITÉS RELATIONNELLES

• Sens de l’organisation et rigueur
• Autonomie et capacité d’initiative
• Réactivité et capacité d’adaptation
• Aptitude à travailler en équipe et en transversalité
• Qualités relationnelles et sens du contact
• Diplomatie et capacité à agir avec tact
• Ponctualité et fiabilité
• Sens des responsabilités
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Capacité à garder son calme et à gérer les situations imprévues
• Sens du service public
• Intérêt marqué pour la culture, l’animation et la vie locale

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Travail en bureau, avec des déplacements sur les différents lieux de manifestations
• Travail en transversalité avec l’ensemble des services municipaux concernés
• Relations régulières avec les élus, partenaires institutionnels, associations, artistes, prestataires et usagers
• Activité soumise au calendrier des manifestations et événements municipaux

CONTRAINTES ET SPÉCIFICITÉS DU POSTE

• Forte disponibilité nécessaire en période évènementielle
• Horaires pouvant être décalés en fonction des manifestations
• Travail régulier en soirée, les week-ends et jours fériés, selon le calendrier des événements et dans le respect des règles applicables au temps de travail
• Présence sur site avant, pendant et après certaines manifestations
• Gestion possible de situations imprévues nécessitant réactivité et adaptation
• Déplacements fréquents sur les différents sites d’intervention
• Permis B indispensable