Assistant-instructeur au bureau d'ordre — Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Sous l’autorité conjointe de la cheffe de section et de la cheffe de bureau, vous contribuez au bon déroulement des activités de la section des « affaires signalées » en assurant des fonctions d’assistance administrative et technique pouvant aller jusqu’à l’instruction des courriers réservés.

Dans ce cadre, vous enregistrez et répartissez les courriers reçus par la section consistant à :

• réceptionner et comptabiliser les courriers
• associer les bénéficiaires et intervenants aux références des progiciels métier
• répartir les courriers entre les instructeurs
• tenir à jour les tableaux de suivi d’activité
• instruire les courriers le cas échéant et préparer les réponses à y apporter

Le bureau d'ordre assure des missions transversales :

• gestion des congés et absence pour tous les agents de la section
• suivi de stock et réapprovisionnement en fourniture de bureau
• suivi des pannes informatiques
• frappe de certains documents à la demande de l’encadrement
• réservation de salles pour les réunions organisées

Votre environnement professionnel :

Le Service de la prévention et des urgences sociales (SPUS) comprend trois bureaux.

Le bureau des urgences sociales (BUS) assure le pilotage régional du plan d’accueil des migrants en Ile-de-France, la déclinaison opérationnelle du plan régional d’insertion des réfugiés pour le département de Paris et la coordination régionale du plan de renforcement des places d'hébergement au titre de la période hivernale.

Le pôle MILDECA assure le déploiement de la politique de lutte contre les drogues et les conduites addictives,

Le bureau des affaires réservées (BAR) est composé de la section des affaires signalées, de la section de la planification des risques et de la section laïcité et prévention de la radicalisation. A ce titre, il assure les relations de l'Etat local avec les cultes, veille à la promotion de la laïcité dans le département et participe aux actions de prévention de la radicalisation à Paris. Il assure le suivi et l'organisation de la commission de désignation des logements sociaux sur le contingent préfectoral et se charge du traitement des interventions reçues par le préfet de région d'Ile-de-France, préfet de Paris.

Il assure la veille et la remontée des informations en matière de sécurité civile, anime et pilote le dispositif de gestion de crise.

Le SPUS est composé :

• 1 chef de service (EFR)
• 1 adjoint au chef de service (A+)

Le BAR comprend 16 agents, dont 11 agents à la section des affaires signalées

• Liaisons hiérarchiques

Chefferie de section

Chefferie de bureau

• Liaisons fonctionnelles :

-les services de la direction régionale et interdépartementale de l’hébergement et du logement d’ile de France

-les services de la Préfecture de police

-la mairie de Paris

-les bailleurs sociaux

-les collectifs et organismes de soutien agissant dans le domaine du logement

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel

niveau pratique, requis

Avoir des compétences juridiques

niveau initié, requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau pratique, requis

Savoir-faire

Savoir appliquer la réglementation

niveau pratique, requis

Savoir travailler en équipe

niveau maîtrise, requis

Avoir l'esprit de synthèse

niveau maîtrise, requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines

niveau maîtrise, requis

savoir s'adapter

niveau maîtrise, à aquérir

savoir communiquer

niveau maîtrise, à aquérir

Conditions de travail : Cycle horaire et RTT : possibilité d’opter pour l’un des cycles horaires figurant sur le règlement intérieur, téléphone professionnel et PC Noémi. Toutes les missions revêtent un caractère télétravaillable, à l’exception de celles relevant du bureau d’ordre.

Vos perspectives : L’expérience acquise sur le poste permet d’intégrer un secrétariat plus exposé ou un poste d’instruction de dossiers. L’autonomie dont vous devez faire preuve dans le suivi de votre activité et la diversité des interlocuteurs vous permettent de bénéficier d’une solide expérience qui peut être valorisée dans le cadre de la préparation aux examens professionnels et concours.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Mettre ses compétences au service de l'intérêt général

La préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, a un rôle d’animation et de coordination des politiques publiques au niveau régional, tout particulièrement pour renforcer l’attractivité du territoire et son développement économique et social. Il prépare et signe avec le président du Conseil régional le contrat de projets État-Région, qui fixe les engagements des deux partenaires pour sept ans.

La préfecture veille, sur le département, à l’application des règles de droit, à la réglementation et à la garantie des libertés publiques.

Elle assure l’organisation des élections européennes, nationales et locales, comme des référendi, en liaison avec la mairie de Paris,

Elle est chargée du contrôle de légalité et du contrôle budgétaire des actes de la ville de Paris et de ses établissements publics,

Elle veille, enfin, à la mise en œuvre des politiques interministérielles à l’échelon territorial.

Sont en revanche de la compétence du préfet de Police de Paris : la sécurité des biens et des personnes (police administrative et judiciaire), la sécurité civile (lutte contre l’incendie, organisation des secours,…), ainsi que la délivrance de certains documents administratifs (passeports, cartes d’identité, permis de conduire, titres de séjour,…)

Pour l’ensemble de ces missions, la préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, s’appuie sur trois entités :

Le Secrétariat général aux politiques publiques (SGAPP) constitue une structure centrale au sein de la préfecture de région Île-de-France. Il incarne la dimension interministérielle de l’action de l’État coordonnant les politiques publiques dans leurs déclinaisons régionales en Île-de-France. En lien avec les directions régionales et les préfectures de département, il agit donc comme un trait d’union entre l’État central, l’échelon déconcentré et les acteurs locaux.

Le Secrétariat général aux moyens mutualisés (SGAMM) exerce, sous l’autorité du préfet de la région d’Île-de-France, préfet de Paris, anime et coordonne l’organisation et la mise en œuvre des fonctions mutualisées des services de l’État en région. Il assure la gestion des moyens de la préfecture de région et des directions régionales soutenues, ainsi que l’animation régionale et interministérielle en matière d’achat, d’immobilier et de ressources humaines.

Le Cabinet assure la mise en œuvre des politiques publiques dans le département de Paris, sous réserve des compétences confiées au secrétaire général aux politiques publiques. Il est en outre chargé du pilotage régional du plan d’accueil des migrants. Ses services s’appuient sur les unités départementales des directions régionales et les directions départementales interministérielles.

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